組織や事業で成果を出すにあたり、最終的な目標となるKGIと中間目標となるKPIの設定が欠かせません。KGIやKPIを設定することでやるべきタスクや期限などが定まり、目標達成までのルートが明確になります。しかし、適切に設定できていないと、目的達成に至らなかったり、リソースに無駄が生じたりする可能性もあるでしょう。
そこで今回は、KPIの設定方法について詳しく解説します。KPIの目的を正しく理解したうえで、適切な設定方法を学んでいきましょう。設定のコツやよくある失敗例についても紹介するので、最後までチェックしてみてください。
KPIとは？
KPIとは「Key Performance Indicator」の頭文字をとった言葉で、「重要業績評価指標」を意味します。簡単に言うとKPIは中間目標を表し、最終目標となるゴールに至るまでの通過点となります。たとえば、「売り上げ目標100万円」といった目標を達成するには、アポイント数を月100件、訪問回数を月100件など、何かしらのアクションが必要でしょう。
このように、KPIは目標達成に向けたステップを逆算し、必要なプロセスが踏めているかどうか管理するために設定します。KPIはひとつだけでなく複数設定するのが一般的。ビジネスにおいては、セールスやマーケティング、人事などの部門で活用されます。
KPIを設定する目的
KPIを設定する目的は、進捗状況を正しく把握しやすくすることです。組織の規模が大きいと、目標達成までにさまざまなタスクが出て進捗状況を把握しづらくなります。KPIを設定することで、プロジェクトがどの程度進んでおりどのような成果が出ているのか可視化でき、管理もしやすくなるでしょう。達成できていない項目もすぐにわかり、課題を見つけて改善に役立てることもできます。
たとえば、「売り上げ目標100万円」というKGIだけを提示されても、達成に向けてどんなアクションを起こせばよいかまで落とし込まれていないと、どう行動したらよいのかわからないでしょう。KPIを設定し目標達成までの道すじを共有することで、組織が同じ方向に足並みをそろえられます。また、KGIが大きすぎると、どのように頑張ればよいかわかりにくくなりますが、KPIにより取り組むべき行動やタスクが明確になれば、努力の方向性も共有できモチベーションも保ちやすくなるでしょう。
そのほかにも、組織の評価基準を共有する、改善点や達成可能性を検討するなど、KPIの設定にはさまざまな目的があります。
KPI設定の基本手順
KPI設定の基本手順は以下の通りです。
それぞれの項目について確認していきましょう。
KGIを設定する
まずはじめに、最終目標となるKGIの設定です。KGIは「Key Goal Indicator」の頭文字をとった言葉で、「重要目標達成指標」を意味します。プロジェクトで達成したい最終ゴールのことであり、売り上げアップなどといった大まかな目標ではなく、数値で表すことのできる定量的な目標を、半年、1年、数年ほどの短期間で設定します。KGIに設定されるのは、以下のような指標です。
＜KGIに設定される指標例＞
- 売上高
- 利益率
- 成約件数
- サービス利用者数
- 顧客数
- 市場シェア
最終ゴールとなるKGIが明確でないと、適切なKPIを設定できません。組織の現状を把握したうえで、達成を目指せるKGIを設定しましょう。
KGI達成に必要なプロセスを洗い出す
続いて、KGI達成に向けてのプロセスを細分化しましょう。たとえば、売上目標アップのためには、顧客リスト作成、リード獲得、アプローチ、アポイントなど、売上につながるまでにいくつかのプロセスが考えられます。プロセスを細分化して、できるだけ具体的に洗い出すことで、各項目の目標や目標達成までに必要な行動が特定しやすくなるでしょう。KGIから逆算してプロセスを検討することで、無駄なタスクを減らすことにもつながります。
KGI達成へのプロセスを数値化する
次に、洗い出したプロセスを具体的に数値化してみましょう。たとえば、売上をアップしたい場合、因果関係がある項目には訪問数やテレアポ数、DM数などによるアポイント取得が必要となります。KGI達成に向けた業務ごとの目標を細かく数値化してみましょう。
プロセスを分類・整理する
続いて、プロセスの分類と整理です。プロセスの中でコントロールできる項目とできない項目に分類します。コントロールできる項目のうち、KGI達成に影響を与えると考えられる項目を選び優先順位をつけていきましょう。
KPIを設定する
数値化できるプロセスをを整理して優先順位をつけたら、KPIの設定です。KGI達成に欠かせないプロセスをKPIに設定します。
＜KPI設定の一例＞
- 見込み客獲得数
- 受注件数
- 訪問件数
- 接触数
- 顧客化数
- 有効商談数
- 顧客単価
担当者や担当部門のキャパシティを踏まえてKPIを設定しましょう。KGI達成に向け関係のないタスクが多いと、リソースが分散してしまいます。KGI達成に必要なプロセスのみをKPIに設定することが大切です。
KPIツリーを作成する
最後に、KGI達成に向けてのプロセスがわかりやすくなるよう、KPIツリーを作成しましょう。KPIツリーとは、KGIをツリーの頂点にして、KGI達成に向け構成されるKPIを樹形図にしたものです。KPIツリーを作成することでKGI達成までの全体像が一目で把握でき、必要な要素やフローが理解しやすくなります。
KPIを設定するときの注意点
KGI達成の道のりにはさまざまなパターンがあり、会社組織の特性によっても適切なKPIは異なるため、KPIを絞り込む工程は簡単ではないでしょう。KPI設定の際には、「SMARTの法則」を意識することをおすすめします。
「SMARTの法則」とは、効果的なKPIかどうかの判断に役立つフレームワークです。SMARTとは以下の5つの言葉の頭文字からなる言葉で、目標達成に欠かせない重要な要素となります。
「SMARTの法則」を活用すると、KPI設定の際に現実的な視点を取り入れることができ、KGI達成の可能性を高めることができるでしょう。明確なKPIになり、業務に取り組みやすくなるという側面もあります。5つの要素について詳しく見ていきましょう。
S：Specific（明確性）
「Specific」は明確性を意味する言葉です。抽象的なKPIでは認識に齟齬が生じやすく、達成しにくくなるでしょう。KPIはわかりやすく具体的な設定が必要です。
M：Measurable（測定可能）
「Measurable」は測定可能を意味する言葉です。数値化できないKPIでは、達成度や進捗具合が確認できません。数値化できるKPIを設定することで、KGIまでの進捗状況が把握しやすくなるでしょう。思ったような結果が出ていない項目を割り出し、適時調整も可能です。
A：Achievable（達成可能）
「Achievable」は達成可能を意味する言葉です。到底達成できないような非現実的なKPIでは、モチベーション低下の原因になります。KPIは達成可能な数値を設定する必要があるでしょう。ただし、ある程度難易度の高い目標を与えることが成長につながる可能性もあるため、簡単に達成できる目標でも意味がありません。会社の利益になり、なおかつモチベーションのアップや会社の利益につながる、ある程度高い目標を掲げることが大切です。
R：Relevant（関連性）
「Related」は関連性を意味する言葉です。KPIはあくまで、KGI達成に向けた中間目標のため、KPIとKGIは関連性がなくてはなりません。まずはKGIを設定し、KPIを達成することでKGIの実現に近づけるような道すじを立てることが大切です。
T：Time-bounded（適時性）
「Time-bounded」は適時性を意味する言葉です。KPIに期間を設定する必要があることを示しています。期限が設定されていないと、モチベーションが保ちにくくほかの業務に追われ後回しにされることもあるでしょう。期限がないと進捗を把握することもできません。KGIの達成目標期限から逆算して、KPIも期限設定しておく必要があります。期限をグループで共有することで、協力が得やすくなるという側面もあるでしょう。
KPI設定のコツ
KPIを設定するときのコツは、以下の2つです。
- 明瞭かつシンプルに設定する
- KPIツリーを活用する
それぞれ解説していきます。
明瞭かつシンプルに設定する
KPIは、明瞭かつシンプルな設定にすることを心がけましょう。複雑なKPIでは実行も難しくなり、達成率が低下する可能性があります。チーム全体が同じレベルで認識を共有できるような設定にすることで、KPIの効果が得られやすくなるでしょう。
KPIは数値化できることが原則ですが、測定に時間がかかるものは避けておくのがおすすめです。リアルタイムで数値が把握できる指標であれば、手間もそうかかりません。
KPIツリーを活用する
KPIの設定には、KGIにたどり着くための道しるべとなるKPIツリーを活用することをおすすめします。ひとつのKGI達成を目指すためには複数のKPIを達成する必要がありますが、ツリー形式でまとめることで目標が明確になるでしょう。KGIまでのプロセスが可視化でき、必要な行動が具体的になります。
KPIの相互関係も視覚的に把握でき、組織全体で目標を共有しやすくなるという側面もあります。KGIに影響を及ぼす大きな要因が見つけやすくなるのも、KPIツリーを活用するメリットのひとつ。ボトルネックとなる要因が把握できれば、集中的に対策を練ることもできるでしょう。
KPI設定における失敗例
KPI設定におけるよくある失敗例には、次の3つが挙げられます。
それぞれ解説していきます。
KPIとKGIが連動していない
KPIはKGI達成に向けた中間指標です。KPIが正しく設定できていないと、順調にKPIをこなしてもKGIの達成につながらない可能性もあるでしょう。KGIと合致していないKPIは、不要なタスクが発生しリソースに無駄が生じ、業務を行うメンバーのモチベーション低下にもつながりかねません。
KPIが過程であることを念頭に置き、最終目的に到達する適切な指標を設定することが大切です。KPIを設定したら、KGIとの関連性を確認するようにしましょう。
KPIの数が多い
デジタル化の進化により数値化できるデータもたくさんあるため、KPIの数を多くしすぎてしまうケースもあります。KPIが多いほど緻密に確認がとれますが、多ければ多いほどよいわけではありません。KPIの数が多いと、リソースが分散され達成までに時間がかかるうえ、管理や分析の工数も増え、優先順位も曖昧になってしまうのがデメリットです。
10つ以上KPIを設定してしまうとうまくいきにくくなる傾向にあるため、KPIの数はひとつのKGIに対して3〜5つほどがベストでしょう。多い場合は優先順位をつけ、高い順に絞り込むことをおすすめします。
本来の目的を見失ってしまう
KPIは中間指標であり、本来の目的はKGIの達成です。そのため、KPIの達成にこだわりすぎると、本来の目的を見失うことにもなりかねません。数値ばかりを追求すると、組織全体の方向性にも悪影響を及ぼすこともあるでしょう。
KPIを設定したら業務を行うメンバーにきちんと説明したうえで、最終的な目標はKGIの達成であることを組織全体に認識してもらうことも大切です。
KPIの設定方法を理解して目標達成を目指そう！
今回はKPIの設定方法について解説しました。KPIは目標達成に向けた指標のひとつ。KPIを設定することで、KGIに向けた進捗状況が把握しやすくなるほか、タスクがわかりやすくなりモチベーションの維持や組織の評価基準など、さまざまなメリットがあります。しかし、適切に設定しないと効果につながらない可能性もあるため、KPIの設定方法を正しく理解する必要があるでしょう。
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