プロジェクトを進行するうえで指針となるプロジェクト計画書。その多くは、プロジェクトマネジメントの知識体系をまとめた参考書としてガイドブックとして知られる、PMBOK（Project Management Body of Knowledge）がベースとなっています。
本記事では、
「プロジェクト計画書の作り方がわからない」
「作成時の注意点はある？」
とお悩みの方に向け、PMBOKをベースとしたプロジェクトマネジメント計画書の作成手順や注意事項について解説します。
プロジェクトマネジメント計画書とは
プロジェクト計画書がなぜ必要なのか分からないという方もいるかもしれません。プロジェクト計画書が必要な理由は、主に以下の2つが挙げられます。
- 目標達成に向けた具体的な計画を示す
- ステークホルダーとの合意形成に不可欠
それぞれ詳しく解説します。
目標達成に向けた具体的な計画を示す
プロジェクト計画書の目的は、プロジェクトの目標達成に向けて具体的な計画を示すことです。プロジェクトを達成させるためには、目標やスコープ、予算、スケジュール、リソースなどを明確に定義し、プロジェクトメンバー全員が共通の理解をもつ必要があります。
また、目標達成までの進捗管理や評価が可能となり、計画と実際の進捗を比較しやすくなるといったメリットも。プロジェクトを計画的に進めるためには、携わる全員が客観的に状況を把握できるプロジェクト計画書が必要不可欠です。
ステークホルダーとの合意形成に不可欠
ステークホルダーとは、株主や取引先のほか、社員やスポンサーなど企業のあらゆる利害関係者を示す言葉です。プロジェクト計画書の存在は、ステークホルダーとの合意形成に不可欠な要素のひとつ。プロジェクト計画書があることで、プロジェクトの目標やスコープ、成果物に対する期待値をすり合わせられます。
また、ステークホルダーとの合意形成を通じて、プロジェクト計画書に潜むリスクや課題を早期に特定でき、対策を講じることも可能です。より円滑なプロジェクトの進行に欠かせないのがプロジェクト計画書といえるでしょう。
プロジェクトマネジメント計画書とのプロジェクト憲章の違い
| プロジェクト計画書 | プロジェクト憲章 | |
|---|---|---|
| 対象 | ステークホルダーチームメンバー | プロジェクトのチームメンバー |
| 目的 | プロジェクトのガイドラインを示す | プロジェクト全体の目的や背景を示す |
| 内容 | プロジェクトの目的と目標 スコープマネジメント コストマネジメント スケジュールマネジメント コミュニケーションマネジメント リスクマネジメント 品質マネジメント 資源マネジメント | プロジェクトの目的 プロジェクト開始にあたり重要な情報 |
プロジェクト計画書と似た言葉にプロジェクト憲章（プロジェクトチャーター）があります。プロジェクト憲章とは、プロジェクトを認知・承認させることを目的として、プロジェクトを立ち上げる段階で作成されるいわば「企画書」のようなものです。
一方、プロジェクト計画書は、プロジェクトが始動した際にプロジェクトチーム全体で作成していく計画書を指します。プロジェクト憲章もプロジェクト計画書も、関係者がプロジェクトの進行や方針を共通認識し、遂行による成果物が与える影響を理解するために必要です。
プロジェクトマネジメント計画書に含める項目とは
以下の項目は、プロジェクトマネジメント計画書を作成するにあたって必要な記載項目です。
それぞれ詳しく解説します。
1. プロジェクトの目的と目標
まずは、プロジェクトの目的と目標、ゴールなどの概要を記載します。プロジェクト計画書におけるゴールとは、QDC（品質・費用・納期）を具体的な数値で示したものです。
- 品質（Quality）
- 達成すべき品質。成果物や運用における品質を詳細に設定する
- 費用（Cost）
- 利益目標や原価率。原則として計画の段階でのコストを守ることをゴールとする
- 納期（Delivery）
- 中間目標（マイルストーン）やローンチの日程などが納期にあたる
上記のQDCの項目を詳細に数値化し、ゴールとして設定したものを概要に記載しましょう。
2. スコープマネジメント
スコープ（Scope）とは、プロジェクトを管理するために行うタスクの作業範囲のことです。スコープマネジメントの目的は、ステークホルダーとの合意形成の範囲内でプロジェクトを進行させ、作業範囲やリソースの無駄遣いを防ぐことにあります。
プロジェクト計画書の作成では、スコープを定義し、管理するためのスコープマネジメントの策定が重要です。スコープコントロールの手順や検証プロセス、プロジェクト全体の作業を細分化したWBS（Work Breakdown Structure）などを詳細に記載しましょう。
3. コストマネジメント
プロジェクトにかかる予算について計画・管理、またコントロールするためのプロセスを指します。コストマネジメントの目的は、プロジェクトを予算内で進行・完了させ、財務的な健全性の確保と経済的な成功を導くことです。
コストマネジメントの具体的な記載内容は、見積もりや予算編成の方法のほか、コストに関する報告書の作成方法やデータ記録方法などがあります。数値化し客観的に記載することで、ステークホルダーからの信頼獲得や満足度向上にもつながるでしょう。
4. スケジュールマネジメント
プロジェクト全体にかかるスケジュールを計画・管理し、コントロールすることをスケジュールマネジメントといいます。主な目的は、プロジェクトを計画通りに進行させ、設定した納期に間に合うよう完了させることです。
スケジュールマネジメントの主要なプロセスは、スケジュールマネジメントのための方針や手続きを含む計画の策定のほか、アクティビティやスケジュールの設定などがあります。
5. コミュニケーションマネジメント
プロジェクトにおける全体的なコミュニケーションを計画・管理、またコントロールするプロセスを指します。多数のメンバーが関わるプロジェクトは、すべてのステークホルダーが必要な情報を適切にキャッチできるよう進行させなくてはなりません。
ステークホルダーの情報ニーズやプロジェクトの要件をもとに、プロジェクトのコミュニケーション方法を計画します。その際、誰にどのような情報をどのようなタイミングで伝えるか、というポイントが盛り込まれていると、不足のないコミュニケーションマネジメントを策定できるでしょう。
6. リスクマネジメント
リスクマネジメントとは、プロジェクトに影響を与える可能性のあるリスクを特定・評価し、リスクに対する対策を計画するプロセスをいいます。プロジェクトの成功に向けて、潜在的なリスクを洗い出し、影響を最小限に留めるのが目的です。
リスクによる影響や重要性を数値化し分析することで、具体的なリスク対応策が立案できるようになります。それらの工程を定期的に繰り返すことで、プロジェクトの計画的な進行を助けるほか、予期せぬ障害の回避やプロジェクトの成功率の向上が期待できるでしょう。
7. 品質マネジメント
品質マネジメントは、プロジェクトの成果物が定めた品質基準を満たすよう管理することを指します。プロセスや成果物が、ステークホルダーや顧客の期待に沿うように維持させることが目的です。
品質マネジメント計画の要件に加え、品質保証や品質管理といった項目は、品質マネジメントの策定に必要不可欠な要素です。これらの項目に必要なプロセスや方法を盛り込むことで、ステークホルダーおよび顧客満足度の向上やリスク管理の強化につながります。
8. 資源マネジメント
資源マネジメントとは、プロジェクトの成功に必要なリソース（人員・設備・材料など）の取得に必要な計画や管理のためのプロセスをいいます。必要なリソースを適切なタイミングで確保し、プロジェクトの効率を最大化させることが目的です。
プロジェクト進行における資源マネジメントには、必要リソースの種類や内容、取得方法のほか、リソースを扱うためのチームの育成や管理などの要素が含まれます。リソース要件の定義や役割と責任が示された内容を盛り込むことで、プロジェクトの持続性向上やリソースの最適化が期待できるでしょう。
プロジェクトマネジメント計画書の作成手順
プロジェクト計画書の作成手順は以下の通りです。
上記の内容について、PMBOKをベースに一つずつ解説します。
1.プロジェクトスコープの定義
PMBOKにおけるプロジェクトスコープは、「プロジェクトに関して何をどこまでやるのか」という作業範囲を定義したものを指します。計画書を作成する際は、プロジェクトスコープの定義を明確に示しましょう。
具体的には、プロジェクト全体にかかる時間やタスクなど、必要な要素すべてを示し、管理する必要があります。スコープ内で取り組むべき内容が明確になるため、プロジェクト進行の効率化や成功率の向上が期待できるでしょう。
2.人的リソースの見積もり
つぎに、プロジェクトの各アクティビティに必要な人材を割り出し、遂行に必要なスキルや役割、人数、スケジュールを決定しましょう。このプロセスは、進捗や成果物に大きく影響し、プロジェクトの成功に必要不可欠な要素です。
人的リソースの見積もり手順は、アクティビティやリソースの特定のほか、役割や責任、見積もるための技法の選定および実施です。これらのプロセスを経て、パフォーマンスが最大化され、プロジェクトの成功につながるといえるでしょう。
3.コストの見積もり
人的リソースの見積もりの後は、プロジェクト全体に必要なコストを予測し計算しましょう。各アクティビティにかかるコストを見積もり、プロジェクトの総予算を割り出します。正確なコストの見積もりは、ステークホルダーからの信頼獲得や満足度向上のほか、プロジェクトの成功に必要不可欠です。
まずは、プロジェクトの作業分解構造（WBS）を作成し、見積もりにおける制約や前提条件を定義しましょう。そして、コストを見積もるための技法を選定し、集計とプロジェクトの総予算の策定を行います。
4.スケジュールの決定
つぎに、各アクティビティの開始日と終了日を定め、スケジュールを決定しましょう。このプロセスにより、プロジェクト全体のタイムラインを明確にし、アクティビティの順序や関係性をマネジメントします。
スケジュール決定のためには、まずアクティビティの定義や順序設定を行い、アクティビティのリソースや所要時間を見積もります。こうした内容をもとに、ガントチャートやクリティカルパス法などの方法を用いて、スケジュールを設定します。
5.リスクアセスメントの実施
プロジェクトマネジメントにおいて重要なプロセスである、リスクアセスメントを実施しましょう。プロジェクトの潜在的リスクの洗い出し、またリスク対応策の立案が可能となります。
リスクアセスメントの手順は、数々の分析法からリスクを特定させ、優先順位付けやリスク対応策の立案といった流れで行います。プロジェクトの成功に直結するプロセスであることを念頭に、リスクを最小限に抑えられるようアセスメントすることが大切です。
プロジェクトマネジメント計画書を作成する際の注意点
ここからは、プロジェクト計画書を作成する際の注意点について紹介します。
それぞれ詳しく解説します。
あらかじめ計画書のフォーマットを決めておく
プロジェクト計画書の作成にあたり、まずはフォーマットを決めておきましょう。作成前にフォーマットができていないと、内容の一貫性を保てず、効率の向上や品質の維持に影響を及ぼしかねません。
そのような事態とならないよう、プロジェクト概要やスケジュール、コスト・リスク管理などの要素を具体的に決定しておきましょう。事前に決定しておくことで、プロジェクト計画書の作成がスムーズに進みます。
図やグラフを活用する
プロジェクト計画書の内容は、文章だけではわかりにくく、共通理解を妨げるリスクがあります。そのため、計画書には適宜、図やグラフを活用するようにしましょう。視覚的にわかりやすい工夫を取り入れることで、ステークホルダーとの齟齬が生まれにくくなります。
レポートのような文章の羅列ではなく、表やグラフなど、図解を取り入れつつ情報をまとめると、誰が見てもわかりやすい計画書を作成しやすくなるでしょう。
情報共有を欠かさない
プロジェクトにはたくさんのメンバーが関わることがほとんど。関わる人が多くなるほど、情報共有や共通理解が難しくなります。そのため、プロジェクト計画書を作成する際は、情報共有を欠かさないよう注意しましょう。
効果的かつ効率的な情報共有には、プロジェクトを細分化させ各タスクの期限や責任を明確にできるWBS（Work Breakdown Structureの略）ツールの活用がおすすめです。WBSツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。
進捗率の定義を設定する
プロジェクト進捗率の定義を設定することは、齟齬なく適切に進行状況を把握し管理することにつながります。メンバーによって進捗率報告のタイミングが異なるなどといったリスクを抑え、客観的な状況把握が可能となるでしょう。
また、進捗率の定義を明らかにすることで、リスク管理や発生した障害への早期対応も可能となります。プロジェクトのスムーズな進行を支援する要素として、必要不可欠といえるでしょう。
PDCAサイクルをまわす
プロジェクトを成功に導くためには、高品質かつ持続可能なプロジェクトとする必要があります。そのためには、PDCA*サイクルをまわし、常にアップデートし続けていくことが大切です。
一つひとつのフェーズを的確に取り組むことで、プロジェクトの成功率は上がるといっても過言ではありません。より効率よくマネジメントするために、PDCAサイクルの流れを意識するようにしましょう。
*PDCA：計画（Plan）実行（Do）評価（Check）改善（Act）の略
プロジェクトマネジメント計画書の作成スキルを身につけるコツ
プロジェクト計画書の作成手順や注意点について解説しましたが、スキルの身につけ方がわからないとお悩みの方もいるかもしれません。プロジェクト計画書の作成スキルを身につける方法には、以下のようなものがあります。
一つずつ詳しく解説します。
資格取得を通して知識を深める
プロジェクト計画書の作成スキルを身につけるには、プロジェクトマネージャに関連する資格取得に取り組むといった方法があります。資格取得のための勉強を通じて、プロジェクトマネージャやマネジメント計画書の知識を深められるといったメリットも。
独立行政法人情報処理推進機構（IPA）プロジェクトマネージャ試験は、プロジェクトマネジメント業務に携わる人を対象とした試験です。実践力を高め、プロジェクトを確実に成功へと導ける人材を育成することを目的としています。
研修やセミナーに参加する
資格取得以外に、プロジェクトマネジメントに関する研修やセミナーを受講することもおすすめのひとつ。プロの講師から学べるため、現場のリアルな様子を交えながら学べる貴重な機会となるでしょう。
また、研修やセミナーは数回に分かれているものから単発のものまでさまざま。自分の予定に合わせて受講できるのもメリットです。
スクールでスキルを習得する
資格取得や研修などの方法のほかに、スクールでスキルを習得するといった方法もあります。スクールでは、プロの講師から学べるほか、プロジェクトマネジメント初心者や経験が浅い人にもわかりやすい教材が用意されています。
女性向けキャリアスクールSHElikesでは、プロジェクトマネジメントの基礎や円滑に進行させるためのスキルを学べるプロジェクトマネジメントコースが用意されています。ほかにも、プロジェクト計画書の作成に活かせるデータ分析コースなどもあり、複数のスキルを掛け合わせることが可能です。
プロジェクトマネジメント計画書を作成してプロジェクトを成功に導こう！
プロジェクト計画書は、プロジェクトの成功に向けた道筋を示すための重要な文書です。プロジェクト計画書が網羅すべき内容は多いですが、その分プロジェクトの進行には欠かせないもの。誰もが共通理解できるプロジェクト計画書の作成に向けて、常に知識やスキルを高めていくことが大切です。
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