【無料あり】仕事効率化に活躍するアプリ14選！具体的な活用方法も紹介

ビジネスにおいて仕事の効率化は生産性の向上に重要な要素の一つです。近年ではタスク管理やスケジュール管理などに特化したアプリが多数存在するので、自分にあったツールを活用することで生産性の向上が期待できます。しかし、「仕事に使えるアプリが多すぎて、どれを使えばいいかわからない……」と悩む方もいるかもしれません。

そこで今回は、仕事効率化に役立つアプリの紹介や具体的な選び方などについて解説します。無料で利用できるツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

【無料あり】仕事効率化に活躍するアプリ14選

仕事の効率化に役立つアプリ14選を紹介します。各ツールの特徴を解説するので、自分にあったアプリを試してみましょう。

メモに使えるアプリ4選

まずは、メモ書きに使えるアプリを紹介します。ふとした気付きやタスクの記述、日誌などに活用できるアプリを活用した方は、下記の4つを試してみてください。

• Notion
• Evernote
• Notein
• 創作-つぶやき風のメモアプリ

順番に解説します。

Notion

Notionは、個人や企業のタスク管理や情報共有、日誌やメモ書きなど幅広い用途で使用されているアプリの一つです。Webサイトのページ保存やPDFファイルのアップロードにも対応しているため、参考にしたい制作物をまとめるメモとして活用するコピーライターやマーケターもしばしば見られます。

AI機能を活用すればメールの返信やビジネス文章などを自動で作成できるため、作業の効率化にも役立ちます。チームでデータを共有して作業するのにも優れているので、汎用性の高いツールを使いたい方はNotionを利用するとよいでしょう。

Evernote

Evernoteは、ちょっとしたメモ書きや本格的な学習記録、会議の議事録作成などに活用できるアプリです。ビジネスに関するメモの記載や個人の成長記録として利用する方が多く、ビジネスからプライベートまでさまざまな用途に使用できます。多種多様なテンプレートが利用できるので、効率的に記録が残せるでしょう。

情報共有は可能ですが、他人のアカウントのリアルタイム情報は確認できません。そのためEvernoteは、個人作業に向いている仕事効率化ツールと考えられます。

Notein

Noteinは、個人のメモ書きやタスク管理などに活躍するスマホアプリです。Androidのカレンダー機能と連携でき、スケジュールにメモ機能を表示させることが可能です。簡単な日記として利用する方も多く、リマインダー機能が利用できることも魅力といえるでしょう。パスワード機能も使用できるので、機密性の高い情報の取り扱いにも活用できます。

ただしNoteinには共有機能が搭載されていません。したがってNoteinは、個人の仕事効率化に特化したツールといえるでしょう。

創作-つぶやき風のメモアプリ

「創作-つぶやき風のメモアプリ」は、LINEのトークのような感覚でメモを残せるアプリです。他のユーザーとの共有機能はありませんが、ふとした日常の気付きや後日消化するべきタスクなどの記録に役立つでしょう。音声入力機能も利用できることも魅力の一つです。つぶやき感覚で利用できるメモツールを使いたい方は、「創作-つぶやき風のメモアプリ」をお試しください。

便利なチャットアプリ2選

次に、ビジネスで活用できるチャットアプリを見ていきましょう。一般的に使用されている「LINE」や「Messenger」などのツール以外で効率的に連絡できるツールを探している方は、下記の2つを利用してみましょう。

• Slack
• ChatWork

上記の2つについて解説します。

Slack

Slackは、チーム作業や個人のタスク管理などに利用されているビジネスツールの一つです。スレッドごとにチャットを展開できるので、必要な情報を取りこぼすリスクが低く、生産性のあるコミュニケーションを効率的に行うことができます。タスク管理機能や他のビジネスツールと連携できることも魅力といえるでしょう。

有料プランに契約すればSlackでオンラインミーティングができるため、ビジネスツールの一本化にも役立ちます。LINEなどのチャットツールで情報の伝達・確認ミスが発生する方は、ぜひSlackをお試しください。

ChatWork

ChatWorkは、ビジネスに特化したチャットツールといえるでしょう。基本的な使い方は「LINE」に近いですが、期日を設定したタスク管理などが利用できます。グループトークにも対応しているので、チーム単位でのコミュニケーションにもおすすめです。

ただし無料版では一部の機能が利用できないうえ、広告が表示されます。とはいえ手軽に利用できるチャットツールなので、ビジネス向けのコミュニケーションアプリを試したい方は、ChatWorkを利用するとよいでしょう。

タスク管理に使えるアプリ3選

ここからは、タスク管理に特化したツールを見ていきましょう。日々のタスク管理に悩んでいる方や、タスクを効率的に消化したい方は下記のアプリをお試しください。

• Google To Do
• Microsoft To Do
• Focus To-Do

それぞれの特徴を詳しく解説します。

Google To Do

Google To Doは、Google社が提供しているタスク管理アプリです。リマインダー機能が搭載されているので、業務の開始時間を設定して効率的に作業を進めたい方におすすめです。タスクの細分化（サブタスク）にも対応しているため、細かい作業管理にも役立ちます。

ただしGoogle To Doは情報共有のやり方がやや複雑です。タスクの検索機能が搭載されていないので、膨大なタスク管理には不向きと言えます。Google To Doは個人の仕事効率化に活躍するアプリといえるでしょう。

Microsoft To Do

Microsoft To Doは、ToDoリストを手軽に作成できるアプリです。Microsoftアカウントをもっている方であれば手軽に情報共有ができ、シンプルな操作性が魅力といえます。リマインダー機能も利用できるため、タスクを忘れるリスクを抑えられるでしょう。

ただしGoogle To Doと同様にタスクの検索機能が搭載されていないので、膨大なタスク管理にはやや不向きです。したがってMicrosoft To Doは、個人の日々の作業効率アップに役立つツールと言えます。

Focus To-Do

Focus To-Doは、個人のタスク管理・仕事効率化に特化したアプリです。というのもFocus To-Doにはポモドーロ機能（一定の時間作業をして、5〜15分休憩する）が搭載されているので、集中して作業を行うことができます。タスク消化にかかった時間を記録できるので、自身の仕事のサイクルの確認・改善をしたい方にぴったりのツールといえるでしょう。生産性の向上を目的にアプリを導入したい方は、Focus To-Doをお試しください。

スケジュール管理に役立つアプリ3選

次に、スケジュール管理に役立つアプリを紹介します。事業計画の管理や個人のスキルアップ計画などを適切に管理したい方は、下記のアプリを利用するとよいでしょう。

• Googleカレンダー
• TimeTree
• Dola アシスタント

順番に解説します。

Googleカレンダー

Googleカレンダーは、完全無料で利用できるカレンダーアプリです。Googleアカウントをもっている方であれば手軽に情報共有ができるため、企業のスケジュール管理としても利用できます。リマインダー機能も搭載されているので、重要な予定を忘れるリスクを抑えられるでしょう。

ただし細かいカスタマイズには対応していないため、プロジェクトごとに細かくスケジュールを管理するにはやや不向きです。しかしタスク管理なども行える無料のカレンダーアプリは多くないので、汎用性の高いツールを希望する方はGoogleカレンダーをお試しください。

TimeTree

TimeTreeは、Googleカレンダーなど他のツールと連携できるスケジュール管理アプリです。完全無料で利用できるので、コストをかけたくない方にもおすすめです。チャット機能が利用できるため、チーム内での作業を効率的に進められるでしょう。

リマインダー機能を活用すれば、予定を忘れる心配はありません。ただし連携した他のカレンダーアプリの情報は全てTimeTreeに反映されるので、プライベートな情報を守りたい方は個人専用のツールをあわせて利用しましょう。

Dola アシスタント

「Dola アシスタント」はスマホアプリではありませんが、LINEでスケジュール管理ができる「LINEアプリ」です。専用のアカウントに登録するだけで利用でき、つぶやき感覚でスケジュールを登録できることが特徴といえます。AIと対話しながらスケジュールの細かい設定ができるため、カレンダーアプリを使用する手間は必要ありません。

LINEを使用するため個人利用にはなりますが、スケジュールのリマインドなどをLINEのトーク画面で表示させたい方は、「Dola アシスタント」の利用をおすすめします。

クラウドストレージアプリ2選

ここではクラウドストレージアプリを紹介します。データの保存やチームでのファイル共有に使えるアプリを探している方は、下記の2つをお試しください。

• Googleドライブ
• DropBox

順番に見ていきましょう。

Google ドライブ

Googleドライブは、国内外で利用されているクラウドストレージの一つです。Googleアカウントをもっていれば手軽に情報共有ができ、無料版でも15GBまで利用できます。ファイルへのアクセスも比較的容易なので、サクッと利用できるツールを探している方にもおすすめです。

ただしGoogleドライブはファイルごとのパスワード設定ができないので、管理する情報には注意が必要です。また、アクセス設定の人的ミスにより、部外者からのアクセスが起きてしまう可能性もあります。、機密性の高いデータなどの管理には注意しましょう。

DropBox

DropBoxは、セキュリティ面に優れたクラウドストレージサービスです。プロジェクト単位でのユーザー招待に対応しているので、必要な情報だけを相手に共有できます。パスワードの設定もできるため、招待リンクが漏洩しても重要な情報を保護できるでしょう。

ただし無料版では2GBまでの利用になるので、仕事で活用するには有料プランの契約が必須と考えられます。またセキュリティに優れている一方で、ファイルへのアクセス方法がやや複雑です。したがってDropBoxは、機密情報の管理に利用するとよいでしょう。

仕事効率化アプリの選び方

最後に、仕事効率化に活用できるアプリの選び方を見ていきましょう。具体的には下記の通りです。

• 使用目的
• 操作性
• 安全性

アプリを使って生産性を高めたい方は、上記の3つを基準にツールを選んでみてください。

使用目的

アプリを導入する際は、自分の目的を達成できるツールを選びましょう。例えば日々のタスク管理を行うだけであれば、「Google To Do」などでも問題ありません。しかしさまざまな情報を一括管理したい方や、使用するアプリを増やしたくない方は、「Notion」など汎用性の高いアプリを利用するとよいでしょう。

また個人の作業スピード向上などが目的の方には、「Focus To-Do」などで自分のデータをとりながら、作業ごとの所用時間の見直しなどをおすすめします。

操作性

紹介したアプリは仕事の効率化に貢献してくれるでしょう。しかしツールによっては操作方法が複雑になる可能性があります。例えば「Slack」は使い方を理解すると非常に便利ですが、日常的に活用していない方は「ちょっと機能が多すぎる…」と感じるかもしれません。「Googleカレンダー」などもタスク・スケジュール管理には役立ちますが、使用方法につまずく方も一定数見られます。

そのため、まずは自分にとって使いやすいアプリを試しながら、必要であれば他のツールに切り替えてみることも一つの手段でしょう。

安全性

情報共有やデータ管理などを行う方は、アプリの安全性にも注意しましょう。例えばGoogle社が提供しているツールの多くは、招待リンクが漏洩すると誰でもアクセスできる可能性があります。パスワード設定ができないアプリの場合、人的ミスによる情報漏洩のリスクが存在します。

個人の仕事効率化が目的であれば問題ありませんが、チーム単位でツールを使用する際は一定の情報管理ができるアプリを活用しましょう。

アプリを上手に活用して仕事を効率化しよう！

仕事効率化に特化したアプリは多数存在しますが、ツールによって特徴や機能が異なります。したがってアプリを活用する目的を明確にして、適切なツールを活用しましょう。ただしチームでアプリを使用する際は、情報管理などには注意してください。

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ABOUT ME

ライター KeitoKurisu

埼玉県の美容学校を卒業後、銀座の美容室での経験を経て、雑誌・広告業界のヘアメイクとして活動。その後、SEOメディア事業や映像制作会社を立ち上げ、脚本とディレクター業務を行う。現在は、アート作品の個展を行いながら、フリーライターとして活動中。

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エディター 古澤　椋子

鹿児島大学大学院水産学研究科修了。水産系社団法人にて、水産に関わる調査研究、行政との折衝などを経験したのち、水産系ベンチャーにて、広報を担当。2023年からフリーライターとして活動を始め、主にエンタメ系の記事を執筆。SHElikesでキャリア、マインド共に変化した経験から、SHEsharesのライターを務める。

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