表計算や集計、データ分析などの際に欠かせないExcel。Excelを使いこなせるようになることで、さらに業務の効率化を目指せます。本記事では、「Excelの表の作り方」を解説するとともに、見やすい表作成のポイントも説明します。Excelのスキルを高めたいという人はぜひご覧ください。
Excelで表を作成する際に必要な要素
Excelで表を作る際に必要な要素は以下の4つです。
それぞれ見ていきましょう。
タイトル
まず始めに、表のタイトルを決めましょう。これから作成する表が、どのような内容のものなのかが、端的にわかるようなタイトルが望ましいです。適切なタイトルをつけることで目的も明確となり、効果的な表を作成しやすくなります。
見出し
見出しとは、入力するデータの内容を示します。各データに見出しが表示されていることで、はじめてデータの解釈が可能となります。
データ
表の大部分を占めるのがデータ。見出しに合わせてデータを正しく入力することで、データの整理や関数を用いた計算が可能となり、分析が可能となります。
計算式
上記3つの要素で表自体は完成しますが、Excelを用いるのであれば計算式を使ったほうがよいでしょう。表中に計算式を組み込むことで、データ同士の合計や平均をはじめ、複雑な計算が可能となり、より高度なデータを含む表を作成することができます。
Excelの表の基本的な作成手順
Excelの表は以下の手順に沿って進めていくと簡単に作成できます。
一つずつ丁寧にみていきましょう。
1.タイトルを入力する
まずはセルに表の内容がわかるようなタイトルを入力します。また、タイトルを見やすくするためにフォント変更も有効です。下の図のとおり、橙色枠部でサイズ変更が、青色枠部で太文字化が可能です。
2.見出しを入力する
今回の例では果物の売上に関する表を作成するので、それに合わせた見出しを入力します。見出しごとの単位が異なる場合は、あとで間違いが生じないように、きちんと単位も明記しておきましょう。
3.セルにデータを入力する
タイトルと見出しをつけたら、対応するデータを入力していきます。この作業は手入力のため、データ数が多い場合にミスが生じやすい工程となります。少々手間がかかりますが、正しいデータ入力を心がけてください。
4.数式を入力する
数式を使える場合は、積極的に使用しましょう。今回の例では、果物の単価と売上個数を入力済みなので、売上金額はこれらの積となり、下の図のとおり数式を入力します。また、数式の形が同じであれば、さらに下の図のように、セルの右下の角をドラッグすることで、他のセルにもコピー可能です。
5.列幅や行の長さを調整する
下の図のとおり、列幅や行の長さは、列や行の端をドラッグすると、任意の幅に調整可能です。幅をきちんと数字で規定したい場合は、さらにその下の図のように、列や行の上で右クリックして、列の幅か行の高さを選択します。出てきたウィンドウに直接数字を入力すれば完了です。
6.必要に応じて塗りつぶしを行う
表の見出しなどを塗りつぶしたい場合は、該当セルをクリックかドラッグで選択し、下の図の橙色枠部のペンキマークを選択してください。その際、三角マークを押すと、色の選択画面が出てくるので、希望の色を選択してください。
Excelの表作りで使用する代表的な関数
Excelの表を作る際によく使用する関数は以下の4つです。
一つずつ関数の中身を確認していきましょう。
SUM
SUM関数の機能は、指定した値の合計を計算することです。セル中に「=SUM (セルの範囲)」を入力すると、計算値が表示されます。使用例としては、部署ごとの売上データに対して、会社全体の売上を計算する場合が挙げられます。
AVERAGE
AVERAGE関数の機能は、指定した値の平均を計算することです。セル中に「=AVERAGE (セルの範囲)」を入力すると、計算値が表示されます。使用例としては、テストの点数に対して、平均値を計算する場合などがあります。
COUNT
COUNT関数の機能は、指定したセルの範囲で数値が入力されているセルの個数を計算することです。セル中に「=COUNT (セルの範囲)」を入力します。使用例としては、データが欠損しているセル個数の確認が挙げられます。
IF
IF関数の機能は、論理式に応じた処理を実行することです。セル中に「=IF (論理式, 真の場合の処理、偽の場合の処理)」を入力します。たとえば、リスト記載の人の出身が東京の場合は1、違う場合は0と表示したい場合などに用います。
Excelで表を作成する際のポイント
Excelで表を作る際に気を付けておきたいポイントは以下の3つです。
それぞれのポイントを見ていきましょう。
作成の目的を明確にする
ポイントの1つ目として、目的を明確にすることが挙げられます。明確にする理由としては、目的に応じて作成するべき表の形式やデータのまとめ方が変わるからです。たとえば、データを自分用に整理するためであれば、書式は自由に設定できますが、他者へ説明するために表を作成する場合は、見やすさが必要となります。
また、作業に気を取られて、本来の目的を見失う場合もあり、気づいたら不要な作業をしていることになりかねません。目的をはっきりと定めて表作成しましょう。
フォントや配色に一貫性を持たせる
フォントや書式に一貫性を持たせることも大切なポイントです。表を作成していくと、大事な箇所などに色をつけたくなりますが、色の種類が多いと、焦点がぼやけてしまうため、ポイントがわかりにくくなります。基本はシンプルな配色にし、ポイントを絞って目立たせる工夫が重要です。また、文字サイズやフォントのゆらぎは、視認性を低下させるため、統一する方がよいでしょう。
罫線を引きすぎない
最後のポイントとして、表に罫線を引きすぎないことが挙げられます。表を作成していると、項目や分類ごとに罫線を引いて、きちんと区別したくなることがあります。しかし、罫線を引きすぎると、大事なデータよりも罫線の方が目立ってしまい、表全体が見にくくなってしまいます。また、データを追加する際にも、改めて罫線を引くことになり、余計な手間が生じてしまいます。
Excelの表の作り方をマスターして、Excelのスキルを高めよう！
今回はExcelの表の作り方について解説しました。表を作る際「作成の目的を明確にする」「フォントや配色に一貫性を持たせる」「罫線を引きすぎない」の3つのポイントを意識すると、さらに見やすい表となります。Excelのスキルを磨いて、仕事に役立てていきましょう。
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