プロジェクト管理に役立つWBS（Work Breakdown Structure）とは、プロジェクトを小さなタスクに分解してそれぞれの作業の期限や責任を明確にできるツールです。
今回は、WBSの種類や作成するメリットなどを紹介します。具体的な作成方法や作成のポイントも紹介するので参考にしてください。
プロジェクト管理ツールWBSとは？
WBS（Work Breakdown Structure）とは、プロジェクトを小さなタスクに分け、それぞれがどのようにつながり全体の目標達成にどう影響するかを明確にするものです。「作業分解構成図」とも呼ばれます。
プロジェクトを小さな作業単位に分けることで、必要なリソースや時間、責任者を特定できます。
ガントチャートとの違い
ガントチャートは、時間を横軸にタスクを縦軸に置いた棒グラフで、どの作業がいつ始まり、いつ終わるかを視覚的に示すツールです。
WBSで特定したタスクを元にスケジュールを計画したり、進捗を確認したりするために活用します。
WBSの種類
WBSには次の種類があり、プロジェクトの期間で使い分けることができます。
- 成果物型 作業分解構造図（成果物軸のWBS）
- プロセス型 作業分解構造図（プロセス軸のWBS）
成果物型 作業分解構造図
成果物型作業分解構造図（成果物軸のWBS）は、成果物の完成から逆算してタスクを分解し、ツリー構造で整理するものです。
短期プロジェクトで使用され、「特定の成果物を完成させる」というゴールが明確な業務に向いています。
プロセス型 作業分解構造図
プロセス型作業分解構造図（プロセス軸のWBS）は、タスクをプロセスやフェーズ、部門ごとに分類し、プロジェクトの流れを明らかにするものです。
明確な最終成果物を持たない中長期のプロジェクトや、複数の部門が関わる複雑な業務に適します。
WBSが必要な理由
WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトを管理するうえで欠かせないものです。
WBSがプロジェクト管理に必要である主な理由は、以下の通りです。
各項目を解説していきます。
プロジェクトを構造化、可視化できる
WBSはプロジェクトを構造化、可視化できるため、誰が何を担当しているのかや作業の進捗状況が一目で分かります。チーム全員が計画に沿って作業をしやすくなるため、プロジェクトを円滑に進めることができます。
たとえば、新しいアプリの開発業務を考えてみましょう。WBSを用いて「市場調査」「設計」「プログラミング」「テスト」という主要タスクをさらに小さな作業に細分化して構造化、可視化しチームメンバーへ割り当てます。マネージャーはWBSを参照すると進捗状況が分かり、必要に応じて人員の配分やスケジュールの調整が行えます。
チーム内での情報共有に役立つ
WBSはプロジェクトの全体像と各タスクの詳細をメンバー全員に伝達できるため、チーム内の情報共有に役立ちます。
WBSではプロジェクトを小さな作業単位に分け、それぞれの作業がどのように連携しているのかを明らかにします。メンバーは自分の役割だけでなく、他のメンバーの責任範囲と作業進行状況も把握可能です。
メンバーはチーム全員の状況を把握したうえでコミュニケーションを取れるため、情報共有の際に誤解や食い違いが生まれにくくなります。
スケジュール管理に役立つ
WBSはプロジェクトの全てのタスクについてどれくらいの時間が必要か、いつ完了すべきか分かります。各ステップを具体的に計画できるため、予定通りにタスクを遂行し目標を達成できるでしょう。また、全体像を見ながら各タスクの優先順位を設定することもできます。
たとえば、ウェブ開発ではWBSにより「デザイン作成」「コーディング」「テスト」などのタスクに分けたうえで、それぞれの作業日程を具体的に計画します。WBSでタスクごとに期限を設定することで業務の遅延を防ぎ、期日までに開発を終えられます。
WBSを作成するメリット
プロジェクト管理でWBS（Work Breakdown Structure）を使用することには、さまざまなメリットがあります。
具体的なメリットは以下の通りです。
各項目を解説していきます。
メンバーそれぞれのタスクや進行状況が分かりやすい
プロジェクト全体が「見える化」され、メンバーの担当タスクや進捗を一目で把握できます。また、タスクを細分化することで作業を平等に配分でき、チーム内のバランスを保てます。
たとえば、ウェブサイトのリニューアルを行う場合、タスクを「デザイン」「コンテンツ作成」「開発」「テスト」などのレイヤーに分けると、各分野の専門家が適切な作業に集中できます。一人に負担が集中することなくチーム全員で効率良く仕事を進められ、バランスよく作業を分担できるでしょう。
タスクの重複や漏れを防ぐことができる
プロジェクトの全タスクを詳細にリストアップし、重複する作業がないか、また必要な作業が漏れていないかを確認できます。
たとえば、イベントの企画・実施を考えてみましょう。WBSを作成すると「会場準備」「参加者管理」「広報活動」など、必要な全タスクを見落とすことなく計画に含められます。さらに、マネージャーはWBSを利用して潜在的な問題やリスクを早期に特定し、事前に対策を取れるでしょう。
コストの見積もりに役立つ
プロジェクト全体を細かいタスクに分けるため、各タスクに必要なコストを正確に見積もることができます。
たとえば、大規模なイベントの企画を考えてみましょう。WBSを使って「会場準備」「広報活動」「参加者管理」など、必要な全タスクを細分化します。それぞれのタスクにかかる費用を詳細に見積もることで全体の予算を正確に把握し、コストオーバーを未然に防げます。WBSは予算内での効果的な費用管理に役立ち、予想外の出費を防止可能です。
スケジュールに対する進捗が一目で分かる
プロジェクトの全てのタスクを洗い出してそれぞれの期限を設定できるため、スケジュールに対する進捗が一目で分かります。
たとえば、新しいオフィスを開設するプロジェクトを考えます。WBSを使うと計画から移転と開設準備までの全タスクが詳細に分割できます。また、各タスクに開始日と完了日を設定し、プロジェクト全体のスケジュールが一目で確認可能です。
進捗状況を見える化することにより、遅延が発生した場合の迅速な対応やスムーズなタスクの再配分が可能になり、業務を効率的に進められます。
WBSの作成方法
プロジェクト管理において、WBS（Work Breakdown Structure）を適切に作成することができれば、タスクをスムーズに進められます。
WBSの作成は、次の手順で進めましょう。
各項目を解説していきます。
最終納品物とスケジュールを明確にする
プロジェクトで目指す最終成果とそれを達成するためのスケジュールを明らかにしましょう。
まずは、プロジェクトのゴールを明らかにしたうえで、達成するために必要な成果物をリストアップします。このとき、予算、品質、人材や設備などのリソースについても考えながら状況を整理しましょう。
さらに、同様の過去のプロジェクトも確認し、各タスクにどれくらいの時間がかかったかを調べて、より現実的なスケジュールを作成しましょう。
タスクの洗い出しと分解をする
全てのタスクを洗い出しそれらを分解することで、必要な作業を明確にします。
まず、プロジェクト達成のために必要な全てのタスクを期限や優先順位を考慮せずにリストアップしてください。そして、各タスクをさらに細かい作業に分解し、所要時間と作業範囲を明らかにします。
たとえば、ウェブサイト制作の場合、まず「企画」「デザイン」「開発」「テスト」「デプロイ」の大きなフェーズに分け、さらに「ロゴデザイン」「コーディング」「ユーザビリティテスト」などの具体的なタスクに分解します。タスクを細分化すると、各ステップに必要な時間とリソースを正確に計画できます。
タスクの順序を整理する
各タスク間の依存関係を明らかにして、タスクの順序を整理します。「各タスク間の依存関係を明らかにする」とは、どのタスクが他のタスクの完了を必要とするかを把握し、それに基づいてタスク処理の順序を決定することです。
ウェブサイト制作を例にあげると、デザインは企画が完了していなければ開始できず、テストは開発が終わっていないと進められません。このように、各フェーズの依存関係を考慮してタスクの順序を決めてください。
タスクを構造化する
プロジェクト内の全ての作業が適切な順序で、かつ完全にカバーできるようにタスクを構造化します。この段階を踏むことはプロジェクトの明確な道筋を作り、どんな小さなタスクも見落とさないようにするために重要です。
具体的には、各タスクを階層構造を用いて整理してください。たとえば、ウェブサイト制作では、「ウェブサイトの設計」という親タスクの下に「ページレイアウトの設計」「ナビゲーション構造の設計」などの子タスクを配置します。これらのタスクはさらに、「ロゴデザイン」「メニューバーのコーディング」などのより具体的なタスクに分解可能です。
このようにタスクを分解し構造化することにより、チームは各タスクの進捗状況をすぐに追跡し、必要な調整を迅速に行えます。
担当者と期日を割り当てる
各タスクに適したスキルを持つメンバーを選定し、担当者として割り当てます。また、タスクの複雑さとプロジェクトの全体スケジュールを考え、実行可能な期日を設定しましょう。
たとえばウェブサイト制作の場合、コーディングにはHTML、CSS、JavaScriptなどに精通した開発者を選び、2ヶ月以内に完了するよう期日を設けます。コンテンツ作成には、SEO知識とライティングスキルを持つメンバーを選定し、1ヶ月半以内に仕上げる期日を決めます。
このように各タスクに最適なスキルを持つメンバーを選び、そのメンバーがタスクを処理できる適切な期日を設定すると、プロジェクトの進行がスムーズになります。
WBS作成のポイント
プロジェクト管理でWBS（Work Breakdown Structure）を作成するときには、いくつかの留意すべき点があります。
WBSを作成する際のポイントは、以下の通りです。
各項目を解説していきます。
スケジュールとタスクを整理してから作成する
事前にスケジュールとタスクを整理しましょう。この段階を踏むとプロジェクト全体の流れが明確になり、作業のズレや混乱を最小限に抑えられます。また、全てのメンバーが同じ方向を向いて進むための指針を作れます。
タスクが不明確な場合は関係者とミーティングを行い、作成前に詳細を決定してください。
スケジュールに余裕を持たせて作成する
プロジェクトを進行するうえで、予期せぬ問題が起きるのはよくあることです。そのような場合に踏まえて、スケジュールに余裕を持たせておくと時間をかけて問題に対処できます。
このようにタスクごとの納期を狭め、進行に余裕をもたせるプロジェクト管理手法は、CCPM（Critical Chain Project Management）と呼ばれます。
たとえば、新製品の開発を考えてみましょう。各フェーズ（設計、製造、テスト、発売）のスケジュールを立てる際には、意図的にスケジュールに余裕を持たせます。また、テストフェーズでは、予想外の問題が発見されることが多いため、余分な時間を確保しておくようにしましょう。
似たような過去のプロジェクトで予想外の事例が起きている場合は、スケジュールにバッファを持たせることで、成果物のクオリティを維持しながら進行できます。
ツールを活用して作成する
WBSの作成は手間と時間がかかる作業であり、この過程を効率化したい方はツールを活用するのがおすすめです。
たとえばプロジェクト管理ツールには、WBSのテンプレートやガントチャート作成機能が提供されているものがあります。
ツールを活用すればスケジュール管理が簡単になり、どのタスクがいつまでに必要か、各タスクの依存関係が一目で分かります。さらに必要なリソースの量やコストも、ツール内で簡単に計算できるのが特徴です。
プロジェクト管理にはWBSツールを使おう
今回はプロジェクト管理のWBSツールについて、WBSの種類や作成のメリット、作成方法などを紹介しました。
WBS（Work Breakdown Structure）はプロジェクトの範囲とタスクを正確に把握し、目標を達成するために重要なツールです。作成する際はプロジェクトの目標を確認し、納品物とスケジュールを確認することから始めてみてください。
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