「常に忙しなく動き回っていて物事の取捨選択ができていない」
「忙しそうで気持ちに余裕がないよね」
職場の上司と面談したときと、当時お付き合いをしていた人に別れを告げられたときに同じようなことを言われた経験があります。
もし、その当時の私に声をかけることができるなら
「自分なりのルールを作れば楽になるよ」と言います。
その結論に至るまでに実践した3つのことを紹介していきます。
何故忙しくなってしまうのか？
本題に入る前に、「忙しい」と連呼していたわけでもないのに、何故忙しさが伝わってしまったのかを振り返ってみました。
予定を詰め込んでしまっている
当時の私は1時間に4つの作業をこなそうと奮闘していました。
A店へ3ヶ月後の施策の提案・B社との打ち合わせ・C社との打ち合わせ準備・D店の先週の状況確認・・・
どれが1番重要なのか？1時間で終わる作業量なのか？見通しの甘さが目立ちます。
できない自分に落胆している間にも新たなタスクが加わり、余計に作業効率が落ちる忙しさのループに入ってしまっていました。
コミュニケーション速度が速すぎるor遅すぎる
通知の数字が溜まるのがイヤで、作業の途中でも通知があったらすぐに確認をしていました。
その度に、本来のことと新たに発生したことを同時進行させなくてはならなくなり、首が回らなくなってしまいました。
一方で、特定の時間にまとめて通知を返すと、内外的にも自分の進捗が伝わりにくくなってしまい、報告に余計な時間を課す事態に。
忙しさから卒業するために作ったルール3選
この2つの状態を解消するために、3つのルールを作りました。
1. 1日のスケジュールを1時間ごとに立てる
・頭がスッキリしていて冷静に状況が把握できる
・仕事モードへのスイッチが入れやすくなる
以上2つの条件が揃っている朝に1日のスケジュールを1時間ごとに立てるようにしました。
ポイントは3つあります。
①1日のテーマを決める
例えば「●●の件の詳細を詰める」と設定したら、自ずと●●に関わることから進めていくはずです。
どんな案件も緊急性or重要性が高いように私たちの目の前に現れます。本当にやりたい/やらなくてはいけないことは何か？を見極める意味でも1日のテーマを持っておくことは大切だと感じました。
ゴールが特に思い浮かばない場合には「19時までに帰宅する」「23時に寝る」でも良いと思います。
19時までに帰宅するなら何時までに職場を出るのか、それを達成させるために押さえておきたいポイントは何かというのを考えるので、スケジュールが立てやすくなりました。
②1時間にやる作業は2つまで
理由としては、先述の経験から私が1時間にできることはせいぜい2つだということがわかったからです。
早く終われば次の作業にも取り掛かれますし、2つに取り掛かっている間に緊急性の高い課題が出てきても、時間内に対応できる可能性も上がります。
③自由時間を毎日設ける
「忙」という漢字は心を亡くすと表記されます。
私は「やらなくてはいけないことを難なく完了させた上でやりたいことに着手する」ことが、心を亡くした状態から抜け出していると考えています。
そこで、何か1つ手軽にやりたいことをするための時間を毎日1回必ず設けるようになりました。その時間を潰さないためにも、やらなくてはいけないことを早く正確に完了させるためのモチベーションにしています。
2. 作業を始める前のルーティンをつくる
1時間ごとにスケジュールを作ってもいきなり作業を始めるのが難しく感じていました。
その悩みを解消させるために、作業に入る前に3分で身のまわりの片付けと3回の深呼吸をセットで行なうようにしました。
理由としては、2点あります。
①作業中に突然片付けがしたくなってしまう癖があったから
この行動はいわゆる先延ばし行動の一環であり、心理学用語では「セルフ・ハンディキャッピング」と言うそうです。
（参考：https://studyhacker.net/self-handicapping）
この状態を逆手に取り、先に片付けをするようになってから、集中力が散漫することが減りました。
②情報収集をしているときに深呼吸をオススメしている記事が多く見受けられたから
（参考：https://yoga-viola.net/magazine/lifestyle/991/#i）
深呼吸をすると
・副交感神経が優位になり、緊張や興奮が和らぎリラックスできる
・酸素を多く取り込むので、疲労回復にもつながる
他にもたくさんのメリットがあり、私も取り入れてみたら確かにリラックスできることに気付きました。手軽に行なうことができるのも魅力的ですね。
3. 作業の報告と振り返りのタイミングを決める
コミュニケーションの速度が極端だったゆえに余計な時間がかかっていた経験から私は2つのルールを設定しました。
①通知の確認は1つのタスクが終わった時のみにする
作業を途中で中断すると切り替えタイムが発生し、それが積み重なることで時間がなくなり忙しく感じてしまいます。
（参考：https://toyokeizai.net/articles/-/277954?page=4）
作業が終わったタイミングでの確認方法に変えてみると、同じ動きをしているはずなのに、インプット度合いが良くなったように感じました。
また、リアルでの進捗報告も何もなかったとしても「メール等の返信が終わったあと」と時間を決めて行なうようにしました。
さらに、重要性・緊急性の極めて高いものは電話を使うことを徹底するようにしました。
②スケジュール帳にひとことだけ振り返りをする
時間の見積もりの精度を上げるため、かかった時間と予定より早く/遅くなった場合には理由をひとことだけ添えるようにしました。
徐々に時間のかかるタスクの傾向や自分が1番集中できる時間帯が把握できるようになり、適切な時間に適切なタスク量を配置することができるようになりました。
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「忙しい！」と思わず口に出してしまいたくなるような日々だからこそ、ひとつの物事に丁寧に向き合っていきルーティン化して、余力を持って過ごしていきましょう！
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