PREP（プレップ）とは、「Point」「Reason」「Example 」「Point」の頭文字を取った言葉です。ビジネスの場では、口頭・文章どちらにおいてもわかりやすく情報を伝えることが求められるため、この「PREP」を使ったコミュニケーションが役立ちます。
今回はPREP法について、メリットやデメリット、ビジネスで活用できる場面や例文、練習方法とあわせて、わかりやすく解説します。PREP法はビジネスに限らず、日常生活においても役立つ手法のため、ぜひ参考にしてみてください。
PREP法とは
PREP法とは、結論・理由・具体例・結論の構成に沿って、わかりやすく説得力を持たせながら相手に要旨を伝える手法です。
- Point：結論
- Reason：理由
- Point：具体例
- Point：結論
PREP法では、結論を始まりと終わりで2回述べることで、伝えたいことが明確になります。さらに結論に至った理由、根拠となる具体例を間に挟むことで、説得力を持たせられるのが特徴です。
会議や商談、プレゼンテーション、面接といったビジネスの場から、ブログ記事や日常での情報発信など、プライベートにおいても幅広く活用されています。
PREP法とSDS法の違い
PREP法と似た手法に、SDS法があります。SDS法は要点・詳細・要点の文章構成で、PREP法と同じく相手に物事をわかりやすく伝えるために使われます。
- Summary：要点
- Details：詳細
- Summary：要点
PREP法との違いは、「詳細」に重きを置いている点です。結論に重点を置き、説得力を持たせるために説明をするPREP法に比べて、SDS法は事実を端的に伝えたうえで詳細を中心に述べる構成のため、聞き手とのコミュニケーションがスピーディーに行えます。
ビジネスの場においては、提案のように説得力を持たせたい時にはPREP法、短時間で事実をわかりやすく伝えたい時にはSDS法と、目的によって使いわけるとよいでしょう。
PREP法のメリット
PREP法を取り入れたコミュニケーションは、ビジネスのさまざまな場面で効果をもたらします。PREP法の具体的なメリットは以下の4つです。
- 要点が伝わる
- 説得力が増す
- 情報を整理できる
- スムーズに文章作成ができる
それぞれ解説します。
要点が伝わる
PREP法では、まず結論から入るため、相手に要点が伝わりやすいことがメリットです。「今から話すこと」を明確に伝えることで、「結局何が言いたいのかわからなかった」「もう一度聞きたい」という状況を避けることができます。不要なやり取りを減らすことができれば、お互いスムーズに本題に集中できるでしょう。
説得力が増す
PREP法は結論を伝えたうえで理由や具体例を話すため、結論に至った根拠を伝えることができ、説得力が増すというメリットがあります。
また、結論を2回伝えることで、相手に強く印象を残すこともできます。特にビジネスシーンでは、相手が初めて聞く内容に対してその場で納得感を持たせることが大切なため、大いに役立つでしょう。
情報を整理できる
PREP法は、情報を整理することにも役立ちます。PREP法を使って相手に伝えようとすれば、自然に自分のなかで「結論」「理由」「具体例」にわけて考えるようになります。
PREP法を意識して使うことで、内容を掘り下げて理解することにつながり、自分の考えを論理的に整理できるようになるでしょう。
スムーズに文章作成ができる
PREP法を活用することで、悩まずスムーズに文章作成ができるようになります。文章を一から作成する際に、何も考えずに書き始めようとすると、何から書いていいかわからずに時間がかかってしまいます。伝えたいことをPREP法の構成に当てはめていくことで、簡単に論理的な文章を作ることができるでしょう。
PREP法のデメリット
汎用性高く活用できるPREP法ですが、一方で以下のようなデメリットもあります。
- 長文作成には向かない
- 慣れるまでに時間がかかる
PREP法は情報をわかりやすく伝える手法のため、起承転結を使い、感情を訴えかける物語のような長文作成には向きません。話の盛り上がりや温度感が大切なスピーチにも適さない可能性があります。
また、PREP法に慣れるまでに時間がかかってしまうという人もいるでしょう。まずはメールを作成する際にPREP法の構成を意識するなど、慣れるまで繰り返し練習することが必要です。記事の後半ではPREP法の練習方法について紹介するので、そちらを参考にしてみてください。
PREP法をビジネスで活用する場面
PREP法は、伝えたい内容に説得力を持たせられるため、以下のような場面に適しています。
- プレゼン
- 上司への報告
- 面談・面接
それぞれのビジネスシーンにおいて、どのように活用できるのかを具体的に見ていきましょう。
プレゼン
論理的かつ納得感が求められるプレゼンにおいて、PREP法は効果的です。PREP法を活用してプレゼンを行うことで、聞き手に提案内容をわかりやすく伝えられます。また、結論を2回述べて印象を残すことができれば、他者との差別化にもつながるでしょう。
ビジネスにおける提案の場合、根拠の信憑性が重要になるため、理由や具体例に客観的なデータを入れて説得力を高めるのがおすすめです。
上司への報告
伝えたい情報を一度でわかりやすく伝えられるPREP法は、上司への報告でも役立ちます。メールや口頭での報告でPREP法を使えば、要点が伝わるだけでなく、認識の相違が生じにくいです。
上司への報告は、いかに端的でスムーズに伝えられるかどうかが大切です。とはいえ、結論だけを述べた文章では、相手が事実とは異なる理解をしかねません。結論に至るまでの理由や具体例も簡潔に述べることで、コミュニケーションエラーを防げるでしょう。
面談・面接
社内での面談や就活の面接においても、自分自身のことをしっかりと伝えるためにPREP法を活用することができます。これらの場面では、限られた時間で自分のことを伝えきることが大切です。やみくもに伝えたいことを羅列するよりも、PREP法に沿って要点・理由・具体例を通して根拠を伝えることで、相手の理解も深まります。
また、「論理的かつ簡潔に要点を伝えられる人」として、面接でも好印象を与えられるでしょう。
PREP法の例文
前述のように、さまざまなビジネスシーンでPREP法を活用するためにも、実際の場面をイメージすることが大切です。具体例として2つのビジネスシーンにおけるPREP法の例文を紹介するので、参考にしてみてください。
プレゼンの場合
プレゼンにおけるPREP法の例文を紹介します。
- 結論：当社のマーケティング戦略として、各SNSでのインフルエンサーマーケティング導入を提案いたします。
- 理由：インフルエンサーマーケティングは、従来での広告手法よりも信頼性が高く、ターゲット層にピンポイントでアプローチしやすくなります。
- 具体例：具体的には、〇〇商品と関連性のあるインフルエンサーと提携し、彼らに当社の製品をSNS上で紹介してもらう際に「△△キャンペーン」も行います。
- 結論：以上の提案を実行するためにはインフルエンサーの選定や提携条件の検討、キャンペーンの効果測定などが必要ですが、今の段階だからこそインフルエンサーマーケティングを導入し、競合他社との差別化を図るべきだと考えます。
面接の場合
就職面接におけるPREP法の例文を紹介します。
- 結論：私の強みは「リーダーシップがあること」です。
- 理由：前職では、チームリーダーやプロジェクトマネージャーとして、プロジェクトの計画から完了までの全体を指揮し、成功に導いた経験があります。
- 具体例：具体的には、まずプロジェクトのゴールを設計し、メンバーの強みを活かしたタスクの割り当てを行いました。さらに進捗管理を通じてチームメンバーのモチベーションを高めることにも注力いたしました。
- 結論：このように、チーム全体の団結力を高めたり方向性を示したりした経験から、周りを巻き込めるようなリーダーシップがあると自負しております。
PREP法の練習方法
最後に、PREP法の練習方法を3つ紹介します。
- 普段から積極的にPREP法を使う
- 伝えたい内容を書き出す
- フィードバックをもらう
時間をかけずに自然とPREP法を使いこなすようになるためには、繰り返し練習を行い、慣れていく必要があります。ここで紹介する練習方法を参考に、トレーニングをしてみましょう。
普段から積極的にPREP法を使う
仕事のさまざまな場面において、普段からPREP法を使うように意識するとよいでしょう。たとえば、メールやチャットの文章作成、社内での報告やプレゼンなどは、PREP法を取り入れるチャンスです。プレゼンで必要な資料もPREP法をもとに作成してみてください。
日常的に頻度の高い業務に取り入れることで、より早くPREP法の習得に近づくでしょう。
伝えたい内容を書き出す
文章を作成することに時間がかかってしまうという人は、伝えたい内容を紙に書き出し、一つずつ整理しましょう。頭で考えていることをまず可視化させ、一つずつPREPの構成のどこに当てはまるかをメモすることで、うまくまとめられます。それを繰り返し練習していけば、書き出さなくても自然と頭のなかで整理できるようになるでしょう。
フィードバックをもらう
プレゼンや面接の練習などでPREP法を使い、他者からフィードバックをもらうのもおすすめです。文章や説明において正解はないため、自分だけではPREP法が活用できているかの判断がしにくくなります。文章作成が得意な人に確認してもらうことで、どこを修正すべきかといった的確なアドバイスを受けることもできるでしょう。
PREP法とは、ビジネスで役立つ文章のフレームワーク
PREP法は、物事を相手にわかりやすく伝える必要があるビジネスの場で多く活用されており、特に説得力を持たせながら提案を主張をしたい場面で役立ちます。慣れていないとPREP法を使いこなすのは難しく感じる人もいますが、日常のなかで繰り返しトレーニングを行うことで自然に論理的思考力を身につけることができるでしょう。
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