PDFとは?活用メリットやPDFファイルの作成方法をわかりやすく解説

PDFとは?活用メリットやPDFファイルの作成方法をわかりやすく解説
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ライター shin
航空系の会社に勤務した後、フリーランスとしての活動を開始。現在は主にWebメディアに携わりつつ海外を転々としている。

「PDFはよく聞く言葉だけれど、具体的にどういうものか分からない」
「PDFファイルの作り方が知りたい」

このように思う方はいるのではないでしょうか。

そこで、本記事では押さえておきたいPDFの特徴やメリットを解説。また、PDFファイルの作り方も分かりやすく説明します。

PDF初心者の方やPDFファイルの作成方法が分からない方は、ぜひチェックしてみてください。

PDFとは

PDFは「Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)」の略で、アメリカの企業「Adobe(アドビ)」が開発した電子文書のファイル形式です。PDFファイルは紙に印刷するときにレイアウトを維持できるうえ、どのデバイス(スマートフォンやPCなど)やOS(WindowsやMac OSなど)で開いても基本的には同じように表示されます

ちなみに、PDFファイルの拡張子は「.pdf」です。

それでは、「PDFファイルが役立つシーン」「PDFが普及した理由」の2つを見ていきましょう。

PDFファイルが役立つ具体的なシーン

PDFファイルが役立つ具体的なシーンの1つとして、ビジネスがあげられます。PDFファイルはデバイスやOSが異なる場合でもフォーマットやフォントが維持されるので、提案書や契約書、法的な文書などの共有がしやすいといえます。

リモートワークが普及した昨今ではWeb上で資料を閲覧することもあるため、誰が文書を見ても同じ形式で表示されるのは便利なポイントといえるでしょう。

なぜPDFが普及したのか

PDFが普及した理由の1つは、使い勝手のよさだといえます。ブラウザや「Adobe Acrobat Reader」のようなPDFリーダーで誰でも表示できたり、ファイルにパスワードをかけて保護できたりなど、便利な機能が多く備わっているため幅広いシーンで使われるようになったと考えられます。

ちなみに、PDFが誕生したのは1992年です*1。「どのコンピュータやソフトウェアで文書を作成しても、作成時の見た目のまま表示や印刷ができるツール」の開発を目指すプロジェクトが1991年に発足し、その結果としてPDFが作られました*1

現在、PDFは国際標準規格のファイル形式として認められており、世界中のさまざまな企業で採用されています*1

PDFを活用するメリット

PDFを活用するメリットは、主に以下の4つがあげられます。

  • チーム内で共同作業ができる
  • OSやアプリなどの環境に左右されずに閲覧できる
  • 情報共有・管理の安全性を高められる
  • データ管理のコスト削減につながる

各メリットを詳しく見ていきましょう。

チーム内で共同作業ができる

1つ目のメリットは、チーム内で共同作業ができることです。無料のPDFリーダーを使用すれば、文書に注釈やコメントを入れたりマーカーでハイライトしたりすることもできるため、複数人でファイルを共有して作業ができます。役割分担して編集や校正などを行うことで、効率よく作業を進められるでしょう。

なお、AdobeのクラウドストレージにPDFファイルを保存すると、複数人で同時に作業することもできます。

OSやアプリなどの環境に左右されずに閲覧できる

OSやデバイス、アプリなどの環境に左右されずに文書を閲覧できるのも、PDFのメリットの1つです。

ほかのファイル形式の場合、OSやデバイスなどが異なると、文字化けしたりレイアウトがずれたりする可能性があります。そのため、場合によっては文書の内容を理解できないこともあるかもしれません。

しかし、PDFファイルなら、環境を問わずオリジナルの文書と同じように表示されます。そのため、文書の共有が簡単にできるでしょう。

情報共有・管理の安全性を高められる

PDFを使うと、情報共有や管理の安全性を高められます。たとえば、PDFファイルにはパスワードをかけることで編集やコピーを制限する機能があります。また、特定の人のみに閲覧や印刷を許可することも可能です。

そのため、請求書や契約書、デジタル署名の入った書類など、文書の内容を変更されたくない場合や機密情報が含まれる書類を取り扱う場合などにPDFは適しているでしょう。

データ管理のコスト削減につながる

データ管理のコスト削減効果が期待できるのも、PDFを活用するメリットです。PDFファイルは電子データなので文書を紙で保管する必要がなく、用紙代や印刷代、インク代、郵送費などを削減できます。加えて、書類の保管場所を用意する必要もないうえ、劣化や紛失なども防げるでしょう。

また、PDFは文書や画像などをまとめて保管できます。「写真はPNG形式、文書はWord形式」のように分ける必要がないため、データ管理がしやすいといえます。

PDFファイルの主な閲覧方法

ここでは、PDFファイルの主な閲覧方法を見ていきましょう。結論からいうと、以下の2つがあげられます。

  • ブラウザで表示する
  • アプリで表示する

それぞれを詳しく説明します。

ブラウザで表示する

1つ目は、ブラウザで表示する方法です。ブラウザとはパソコンやスマホなどでWebサイトを閲覧するためのソフトウェアで、たとえば「Google Chrome」「Safari」「Internet Explorer」などがあげられます。

ただし、ブラウザでPDFを表示する場合は、文書の校正や他者への共有ができない点には注意してください。PDFファイルで作業をするときは、後述する「Adobe Acrobat Reader」のようなアプリをダウンロードする必要があります。

アプリで表示する

PDFファイルは、アプリでも閲覧できます。たとえば、PDFリーダーの「Adobe Acrobat Reader」は無料で使用でき、PDFファイルの閲覧に加えて注釈やコメントの挿入なども可能です。

また、スマホのアプリでPDFファイルを表示することもできます。たとえば、 iPhoneの「ファイルアプリ」を使うと、PDFリーダーがなくてもメールやチャットなどに添付されたPDFファイルを閲覧できます。

Androidの場合は、「Googleドライブ」や「OneDrive」でPDFファイルを表示できます。もしダウンロードしたPDFファイルを閲覧したいときは、「Files by Google」という無料アプリをインストールする必要があります。

ちなみに、「Adobe Acrobat Reader」アプリはiPhoneとAndroidの両方に対応しています。スマホでPDFファイルの校正や共有をしたい方は、インストールを検討してみてください。

PDFファイルの作り方

続いて、PDFファイルの作成方法を紹介します。具体的には、以下2つの作り方があります。

  • パソコンで作る
  • スマホで作る

それぞれの方法について紹介します。

パソコンで作る場合

パソコンでPDFファイルを作る場合、さまざまな方法がありますが、主に以下の2通りの方法が挙げられます。

  • Microsoft OfficeソフトでPDFファイルに変換する
  • 「Adobe Acrobat オンラインツール」を使う

まず、WordやExcel、PowerPointなどMicrosoft OfficeのソフトからPDFを作成できます。Microsoft Officeで文書を作成してから保存形式を変えると、PDFファイルに変換できます。契約書や提案書などはMicrosoft Officeで作成することが多いと考えられるため、OfficeソフトでPDFファイルを作成できるのは便利でしょう。

また、「Adobe Acrobat オンラインツール」を使うと、画像をPDFファイルに変換できます。「JPEG」「PNG」などの画像を「Adobe Acrobat オンラインツール」にドラッグアンドドロップすると、PDFファイルを作成できます。

スマホで作る場合

スマホでPDFファイルを作成する方法は、以下の2つがあげられます。

  • 画像をPDFに変換する
  • 書類をスキャンしてPDFファイルにする

iPhoneやAndroidのスマホに保存されている写真は、PDFファイルに変換できます。PDFにすることで、容量を小さくしたり複数の画像を1つのファイルにまとめたりすることが可能です。特定のアプリをインストールしなくても写真をPDF化できるのは便利でしょう。

また、「Adobe Scan」というアプリを使えば、スマホのカメラで書類をスキャンすることでPDFファイルを作成できます。文書やホワイトボード、名刺など、種類に応じて適切なPDFに変換されるため、書類やデータの管理がしやすいといえます。

紙の書類をPDF化する方法

紙の書類をPDFにすることも可能です。方法は、以下の2つがあります。

  • スキャン機能付きのプリンターや複合機を利用する
  • スマホで写真を撮る

それぞれの方法を詳しく説明します。

スキャン機能付きのプリンターや複合機を利用する

1つ目は、スキャンができるプリンターや複合機を使う方法です。書類をプリンターや複合機にセットしてスキャンすると、PDFファイルとして保存できます。

紙の書類をPDFファイルにすることで、「ペーパーレス化が進む」「書類の破損や紛失などのリスクを低減できる」「どこからでもファイルを閲覧できるため業務の効率化につながる」などのメリットを得られるでしょう。

ちなみに、スキャン機能付きの複合機は1万円前後でも購入できます。

スマホで写真を撮る

スマホで写真を撮って紙の書類をPDF化する方法もあります。前述の通り、スマホのカメラで書類を撮影してからPDFに変換したり、アプリを使って書類をスキャンすることでPDFを作成したりできます。

書類を撮影して写真として保存もできますが、「暗くて見にくい」「ぼやけてしまって内容が分からない」といった問題が起こる可能性もあるでしょう。スマホで写真を撮ったら、PDFに変換するのがおすすめです。

PDFをWordやExcelに変換するには?

PDFをWordやExcelなどに変換して編集したいこともあるでしょう。そのときは、「Adobe Acrobat オンラインツール」を使うのがおすすめです。

「Adobe Acrobat オンラインツール」でWordやExcelに変換するとフォントやレイアウト、書式などが全て維持されるため、スムーズに編集に取りかかれます。また、スキャンした文書や資料などもWordやExcelに変換できます。

加えて、WordやExcelを再度PDF化することも可能です。「Adobe Acrobat オンラインツール」があると、文書や資料の編集作業が捗るでしょう。

PDFを使う作業におすすめのアプリ

最後に、PDFを使う作業におすすめのアプリを紹介します。今回は、以下3つのアプリを見てみましょう。

  • Adobe Acrobat Reader
  • Adobe Acrobat Pro
  • PDFelement

それぞれのアプリを詳しく解説します。

Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Readerは、PDFファイルの表示や署名、共有、コメントなどができる無料のソフトウェアです。デスクトップ版アプリとモバイル版アプリがあるため、さまざまなデバイスで利用できます。

また、「Adobe Document Cloudサービス」と連携することで、場所に縛られずにPDFファイルの閲覧や注釈の追加などができるようになります。

Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Proは、有料のPDFソフトウェアです。無料版のAdobe Acrobat Readerと比べて機能が豊富で、PDFファイルの表示やコメントの追加などに加え、PDF内のテキストと画像の編集や署名依頼の一括送信、スキャンした文書のPDF化などもできます

PDFを使って本格的に作業をする場合は、Adobe Acrobat Proがおすすめです。料金は月額1,980円で、7日間の無料お試し期間があります。

PDFelement

PDFelementは、ソフトウェアメーカーの「Wondershare社」が開発したPDFソフトウェアです。PDFの編集や異なるファイル形式への変換、スキャン、注釈の追加、署名など、幅広い作業に対応しています

デスクトップ版とモバイル版があるため、さまざまなデバイスで作業できます。価格は、「個人・法人向けプラン」の場合、標準版が8,980円・プロ版は14,880円(どちらも買い切りタイプ)です。

PDFとは何かを理解して、仕事の効率をアップさせよう

PDFは電子文書のファイル形式で、どのデバイスやOSで表示しても基本的にはレイアウトが維持されます。編集や校正、コメントの挿入、パスワードの設定など幅広い作業ができるうえ、クラウドを活用することで場所に縛られずPDFにアクセスできるため、仕事の効率アップが期待できるでしょう。また、文書をPDFファイルとして保存すると管理がしやすく、破損や紛失などのリスクを抑えられるメリットもあります。

ただし、PDFを最大限に活用するためには、文章力や資料作成能力などが必要です。その理由は、PDFの使い方を把握していても、編集や校正、資料の作り方などの知識やスキルがなければ、仕事の効率アップやビジネスの成功などにつなげるのは難しいといえるからです。

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*スタンダードプランの場合

※出典
*1:アドビ株式会社「PDFとは?PDFのメリットとPCやスマホでの表示・作成方法を解説」より

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。