仕事をしていると、空き時間や暇な時間ができてしまうことはあるでしょう。そのとき、以下のように思う方はいるのではないでしょうか。
「空き時間を有効活用できないかな？」
「仕事が暇なときにやっておきたいことを知りたい」
そこで、本記事では仕事の空き時間を有効活用する方法や、暇なときの対処法を解説します。空き時間を有意義に過ごしたい方は、ぜひ最後までチェックしてみてください。
仕事の空き時間とは？
まず、仕事の空き時間とは何なのかを把握しておきましょう。仕事の空き時間とは、勤務時間中に特にやることがない時間を指します。
仕事中に暇な時間ができる背景には、人によりさまざまな事情があるでしょう。そこで、仕事の空き時間ができる要因を紹介します。
空き時間の種類
空き時間の種類は、以下が考えられます。
- 勤務時間に対して割り当てられる業務量が少ない
- 簡単ですぐに終わるタスクしかない
- 自分の能力が限定的なため、必然的に業務量が減ってしまう
- 自分の能力が高く、仕事をすぐにこなせてしまう
以上のように、空き時間ができる要因は大きく分けて「社内体制によるもの」と「自身の能力によるもの」の2種類があるといえます。
能力や生産性が高くて空き時間ができている場合は、問題ないといえるでしょう。一方で、自身の能力やスキルに見合った仕事が少なくて暇になったり、社内体制が原因で手が空いてしまったりする場合は、空き時間の活用法を考える前に現状を改善する必要があるかもしれません。
仕事中に空き時間ができる方は、まずはその要因を考えてみてください。
仕事が暇すぎるときの対処法
ここからは、仕事が暇すぎるときにおすすめの対処法を紹介します。「繁忙期に向けた準備をする」「同僚の仕事を手伝う」「業務の見直しをする」「整理整頓や掃除をする」「ストレスの発散」の5つがあるので、仕事が暇になったときに試してみてください。
繁忙期に備えておく
仕事で暇な時間ができたら、次の繁忙期に向けた準備をしてみてください。前もって備えておくことで、繁忙期に入っても余裕を持って仕事を進められる可能性が高くなります。
たとえば、繁忙期にサポートメンバーが加わるなら、受け入れ体制を整えておくとスムーズに業務の説明や引き継ぎができるでしょう。また、事前にしっかり準備しておくことで繁忙期に焦らなくなり、ミスを減らせるかもしれません。
ほかの人の仕事を手伝う
チームや同僚の仕事を手伝うのも、仕事が暇すぎるときの対処法の1つです。忙しそうな人や困っている同僚がいたら、何か手伝えることはないか聞いてみてください。
ほかの人をサポートすることで仕事の新たな面が見えてきて、視野が広がるかもしれません。また、仕事の手伝いを通じてチームワークが向上することも考えられます。
空き時間にほかの人の仕事を手伝うことは、自分とチームの両方にとってメリットとなるでしょう。
業務の見直しをする
仕事が暇になったら、業務の見直しをするのもおすすめです。普段の仕事を見つめ直し、改善できる点はないかチェックしてみましょう。
また、自身の業務のマニュアルを作成するのもよいでしょう。マニュアルを作ることは業務内容の整理につながるうえ、欠勤や異動などがあった場合にほかの人に業務を任せやすくなります。
整理整頓や掃除をする
仕事中に手が空いたら、整理整頓や掃除をするのもよいでしょう。デスク周りや共有スペースなどをきれいにすると、気持ちよく仕事ができるといえます。
また、書類や資料などを整理することで、業務の効率アップが期待できます。不要な書類を廃棄したりバラバラに保管されているファイルを仕分けしたりなど、仕事がしやすくなるような環境にしてみてください。
ストレスの解消になることをする
普段忙しい方は、暇になった時間をストレス解消のために使うのもおすすめです。適度に気分転換をすることで、仕事のモチベーションを維持できるでしょう。
たとえば、「近くのコンビニやカフェにコーヒーを買いに行く」「少し外を散歩する」など、リフレッシュできそうなことをしてみてください。
ただし、自分の評価が下がるようなことや同僚の迷惑になることは避けるべきです。「デスクで寝る」「長時間スマホを見る」「同僚と大きな声でおしゃべりをする」など周囲に影響を及ぼすことはやめましょう。
仕事の空き時間を有効活用する方法5選！
仕事で空き時間ができたら、新たな仕事を作るための準備やスキルアップをするのもおすすめです。そこで、空き時間の有効活用につながる以下5つの方法を紹介します。
- 資格やスキルを身につけるための勉強をする
- 新規事業のアイデアや企画を考える
- 勉強会やセミナーなどに参加する
- 情報収集をする
- 業務の効率化を図る
各方法を解説するので、空き時間の活用方法が分からない方は参考にしてみてください。
資格やスキルを身につけるための勉強をする
仕事中に空き時間ができたら、資格の取得やスキルアップのための勉強をするのがおすすめです。勉強を通して知識やスキルが身につけば今後の仕事に活かせるうえ、資格を取得できればキャリアの幅が広がるといえます。
たとえば、会社の経営状況や財政状況を把握できるようになりたいなら日商簿記、海外事業に携わりたいならTOEICやビジネス英語などの勉強をするとよいでしょう。
ただし、勤務中に資格の勉強をする際は上司や先輩の許可を取るようにしてください。勝手に勉強を始めると、上司や同僚から「業務外のことをしている」と思われてしまう場合があります。
勉強がしたい理由を周囲に伝え、理解を得てから行うようにしてください。
新規事業のアイデアや企画を考える
仕事に関するアイデアや企画を考えることも、空き時間の有効活用につながります。新規事業のアイデアを出したり企画書を作成したりなど、新しい仕事を作る工夫をしてみてください。
アイデアや企画が採用されれば、新しい仕事ができて空き時間が少なくなるでしょう。また、もし採用されなくても、自主的に新規事業について考える姿勢は評価されるはずです。
勉強会やセミナーに参加する
もし許可を得たうえで外出や離席が可能なら、勉強会やセミナーに参加するのもおすすめです。専門家やプロの話を聞くことで、自習では得られないような知識やスキルを習得できる場合があります。
その際には、資格やスキルの勉強と同様に、勉強会やセミナーに参加したい旨を事前に上司や同僚に伝えるようにしてください。「オフラインのセミナーに参加するために外出は可能か」「オンラインでの勉強会に参加するために離席してもよいか」などは、前もって確認しておきましょう。
仕事に役立つ情報を集める
仕事のためになる情報を集めることも、空き時間の有効的な使い方です。たとえば、「今後の仕事に役立ちそうな情報をインターネットで検索する」「業界の最新動向をニュースでチェックする」などをしてみてください。情報収集をしたら、資料やレポートとしてまとめて社内で共有するとよいでしょう。
また、営業をしている人は会話のネタになりそうな情報をチェックするのもおすすめです。会話の引き出しを多く持っておくと、取引先と良好な関係を築きやすくなるでしょう。ただし、業務に直接関係ないような情報を長時間調べていると周囲から「サボっている」と思われてしまう場合があるので、注意してください。
業務の効率化を目指す
仕事の空き時間を活用して業務の効率化を目指すのもおすすめです。業務のマニュアルや資料の雛形などを作り、効率よく仕事を進められるようにしてみてください。
また、PCスキルを向上させるのも方法の1つです。たとえば、タイピングの練習やエクセルの関数、ショートカットキーなどの学習をすることで、作業のスピードアップを目指せるでしょう。
仕事が暇なときだからこそやっておきたいこと
仕事の空き時間ができたからこそ、やっておきたいこともあります。たとえば、以下のような行動は成長につながるでしょう。
- 読書
- 知識の習得やスキルアップ
- 人脈を広げる
- 社会貢献やボランティア
読書や勉強をして知識の習得やスキルアップをすれば、成長につながるといえます。また、セミナーや交流会などに参加して人脈を広げることで、新しい仕事のチャンスをつかめるかもしれません。
加えて、社会貢献やボランティアもおすすめです。社会やほかの人のためになるような行動をすると、新たな発見があったり精神的な成長につながったりするでしょう。
また、運動やリフレッシュ、気分転換もしてみてください。運動不足や疲れがたまっている状態が続くと、仕事のモチベーションや生産性が下がってしまう可能性があります。普段から根をつめて仕事をしている方は、暇なときだからこそ自分をいたわってあげることが大切です。
仕事の空き時間を有効活用して、成長につながる行動をしてみよう
仕事の空き時間ができたときは、成長につながるような時間の使い方を意識してみてください。読書や勉強をして資格の取得やスキルアップを目指す、新規事業のアイデアを考えるなど前向きな行動をすることで、暇な時間を有意義なものに転換できるでしょう。
普段忙しい方は、暇な時間を休憩や気分転換に充ててみるのもよいかもしれません。ストレスが解消されれば、仕事のモチベーションが維持できるといえます。
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