【例文あり】ビジネスメールの正しい返信の仕方！基本マナーから状況別の書き方まで徹底解説

社会人として仕事をしていくうえで、メールの返信の仕方は重要なポイントです。マナーに沿ったビジネスメールでやり取りすることで、取引先や社内の関係者と円滑なコミュニケーションを図りやすくなり、業務効率を高められます。

しかし、「正しい返信の仕方が分からない」「どのタイミングでどういった返信が適切？」と不安に思うこともあるでしょう。

この記事では、ビジネスメールの返信における基本的なマナーや書き方のポイント、状況別の例文テンプレートなどを紹介します。ビジネスメールの返信に苦手意識がある方や、基本的な書き方を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

ビジネスメール返信の基本マナー

ビジネスメールでは、適切な書き方をして返信する必要があります。ここでは、返信の仕方に関する以下のマナーについて解説します。

• 翌営業日以内には返信する
• 件名は変更せず「Re:」は消さない
• Ccで受け取ったメールには返信不要
• 受取人の名前や社名は正確に記載する

これらの基本的なマナーはしっかり押さえておきましょう。

翌営業日以内には返信する

仕事で受け取ったメールは、遅くとも翌営業日以内に返信しましょう。返信が遅くなりそうな場合は、「〇〇につき、上長に確認したうえで回答させていただきます」「〇日までにお返事します」など、すぐに回答できない理由や期日を添えて、まず返信することが大切です。

取り急ぎ返信しておくことで、メールを確認した旨や、連絡を取る意思があることを伝えられます。返信を怠り相手をただ待たせてしまう状況は避けましょう。

件名は変更せず「Re:」は消さない

ビジネスメールでは、相手から届いたメールの件名を変更せずに返信します。返信のメールには件名の先頭に「Re:」が表示されますが、そのまま消さずに送信しましょう。「Re:」をつけて同じ件名で返信することにより、受取人は自分が送ったメールに対する返信である旨を認識できます。

また、特定の用件に関するやり取りを同じ件名で続けることで、後々スムーズにメールを検索できます。やり取りが長期化し「Re:」が増えすぎることで件名が隠れてしまう場合は、1〜2つ程度残し、あとの「Re:」を削除しても構いません。

Ccで受け取ったメールには返信不要

仕事でメールを使っていると、自分が「Cc」の宛先に設定されたメールが届くことがありますが、基本的にCcで受け取ったメールに返信する必要はありません。「Cc」とは、メインの宛先（To）以外の第三者に内容を共有しておきたい場合に使用する機能です。そのため、メールに返信するのは、基本的に「To」の宛先に設定された人です。

ただし、内容に回答できるのが自分のみと判断される状況なら、「横から失礼します」など一言入れて返信するとよいでしょう。

受取人の名前や社名は正確に記載する

メールの受取人となる相手の名前や社名は、正確に記載しましょう。正確な担当者名が分からない場合は「〇〇ご担当者様」と書きます。名前や社名を間違えて記載してしまうと、誤って届いたメールなのではないかと相手を困惑させてしまいます。

そしてなによりも、名前や社名を間違えることはマナー違反であり、失礼にあたります。送信前に、名前や社名が正しいか、表記に誤りがないかを確認しましょう。

ビジネスメールの基本構成と書き方のポイント

ビジネスメールでは、基本的な構成に沿った書き方を押さえておくことが大切です。ここでは、以下の項目ごとの「メールの基本的な書き方」に加えて「メールの返信の仕方」で気をつけたいポイントを解説します。

• 件名
• 宛名
• 挨拶文
• 本題
• 結び
• 署名

プライベートのメールとは異なるマナーを理解しておくことでスムーズに返信でき、ビジネス相手との関係構築にもつながるでしょう。

件名

ビジネスメールの件名は、相手がひと目で用件を理解できるように書きましょう。職種や業務内容によっては、1日に膨大な量のメールを受信します。件名で簡潔に用件を伝えることで、受取人が返信の必要性を認識しやすく、また対応の優先順位も検討しやすくなります。

たとえば、返信を求めるメールの場合、【ご質問】や【〇〇の納期確認】などから始まる件名を設定するのがおすすめです。目立つ記号で重要な部分を囲うことにより、相手の受信メール一覧のなかで目に留まりやすくなります。

ただし、相手から届いたメールに返信する場合は、件名を変更せずに送りましょう。

宛名

ビジネスメールでは、本文の前に宛名を記載するのがマナーです。宛名を書くことで、受取人が確実に自分宛に届いたメールであることを認識できます。

宛名には、会社名や部署名の正式名称を記載した後に個人名を書きます。複数の相手に送信する場合は、役職が高い順に並べましょう。

個人ではなく企業の代表メールアドレスに返信する場合は、「株式会社〇〇 御中」と記載します。「御中」には敬意が含まれているため、「様」をつける必要はありません。また、一度に大勢へ送信するメールでは、全員の名前を書くのではなく「関係者各位」など「各位」を用いてまとめましょう。

挨拶文

本文の冒頭には、簡単な挨拶文を記載します。「お世話になっております」や、「いつもご愛顧いただきありがとうございます」などから始め、自分の所属と名前を書いて名乗ります。相手に合わせた挨拶や、季節に応じた挨拶を入れるのもよいでしょう。

また、夜の時間帯にメールを送信・返信する場合は、相手のプライベートな時間に介入することへ配慮する必要があります。およそ22時以降を目安にして、「夜分遅くに失礼いたします」という一文を添えておきましょう。

本題

本題を書く際は、結論から記載することが大切です。最も伝えたい内容を最初に述べることで、相手がメールの目的や趣旨を把握しやすくなります。本題はなるべく簡潔に書き、長文になる場合は改行をして読みやすいレイアウトに整えましょう。

用件が複数ある場合は、箇条書きにするのがおすすめです。用件ごとに分けて書くことでシンプルな体裁を整えられ、各項目の内容が混同することなく相手に伝わります。

結び

本文の最後は、結びの言葉で締めるのがビジネスマナーです。最後に相手を思いやる姿勢を示すことで、好印象を与えやすくなります。

たとえば、「お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします」や、「お気軽にお問い合わせください」などのメッセージです。相手との関係性や、本題の内容に沿った締めの言葉を選びましょう。

結びの言葉は不要であるといった考え方もありますが、メールを読み終えた後に相手が抱く印象を左右するため、ビジネスメールの送信・返信時において大切な要素といえます。

署名

ビジネスメールの最後には、署名を入れます。署名とは、送信者の情報をまとめて記載することです。会社名や部署名、送信者の名前やメールアドレスなどの情報に加えて、一行程度の自己PRや、告知したい商品・サービスの情報を記載することもあります。

署名は名刺代わりの役割となるため、自動挿入としてあらかじめ設定しておくのがおすすめです。

状況別メール返信の例文

ビジネスメールでは、状況によって挨拶や結びなどの書き方が異なります。ここでは、ビジネスシーンによくある以下の状況別に返信の仕方やマナーを紹介します。

• 取引先と日程調整を行う場合
• 取引先にお礼をする場合
• 取引先にお詫びをする場合
• お客様からのクレームに返信する場合
• 返信を催促したい場合
• 相手からの提案・要望を断りたい場合

返信に時間がかかる方や、状況に応じた返信ができているか不安な方は、テンプレートとしてぜひ参考にしてください。

取引先と日程調整を行う場合

ビジネスシーンにおいて、取引先と日程調整を行うことはよくあるでしょう。スムーズに日程を決めるためには、候補となる日時を簡潔に伝え、返信を促すメッセージを添えることがポイントです。まずは、日程調整に関する以下のケースに応じた返信の仕方を紹介します。

• 候補日を提案する場合
• 提案された候補日に回答する場合
• 日程変更をお願いする場合

スムーズな日程調整によって、自分と取引先の双方が効率的に業務を進められます。

候補日を提案する場合

取引先と日程を調整するにあたって、候補となる日時は3～5つ提案しましょう。箇条書きにすることで、候補となる日程を相手が認識しやすくなります。

提案された候補日に回答する場合

提案された候補日に回答する場合は、相手からのメール文章を引用する形式で返信します。日程の提案を受けたことへのお礼を伝えると、丁寧な印象を与えられるでしょう。本題である候補日の回答箇所は、改行して前後に余白を設けることによって、こちらが選択した日程を強調できます。

日程変更をお願いする場合

一度確定した日程の変更を申し出る際は、変更を依頼する理由を伝えたうえで、再度日程を調整させることについてお詫びしましょう。挨拶や謝罪のメッセージを伝えてから、希望の日程を提示します。こちらから日程を提示することで、相手がスムーズな日程変更を行いやすいでしょう。

取引先にお礼をする場合

取引先にお礼を伝えるメールには、感謝の想いを伝えるほか、今後の関係構築につながるメッセージも入れましょう。また、相手との具体的なエピソードなどを組み込むことで、定型文よりも感謝の想いが伝わりやすいといえます。打ち合わせや会食後のメールなら、当日の雰囲気や会話の内容を取り入れるのもおすすめです。

取引先にお詫びをする場合

取引先へのお詫びをメールで伝える場合は、原因や対策についても触れたメッセージを送ります。ただ謝罪するだけでは、今後も同様の事態が発生することを危惧される可能性があるからです。再発防止に向けた取り組みを行う旨を伝えることで、信頼の回復につながるでしょう。

お客様からのクレームに返信する場合

お客様からのクレームには、原因と対策を伝えたうえで謝罪します。お客様の主張や原因について記載することで、定型文よりも一人ひとりに寄り添った姿勢をアピールできるでしょう。

返信を催促したい場合

返信を催促するメールを送る前には、受信メールの一覧を入念に確認しましょう。返信が届いているにも関わらず催促してしまうと、相手を不快にさせる可能性があります。返信を催促するメールに、以前送ったメールの情報を記載したり、確認してほしいデータを改めて添付したりすることで、迅速に対応してもらいやすいでしょう。

相手からの提案・要望を断りたい場合

相手に断りのメールを送る場合は、本題に入る前に、提案・要望を受けたことへの感謝を伝えます。承諾に至らなかった理由も添えることで、相手に納得感を与えやすいでしょう。今後も継続的に関係を築けるような断り方をすることが大切です。

こんな時はどうする？メール返信のよくある質問

上司や取引先などとメールのやり取りをするうえで、ビジネスメールならではの書き方や設定に戸惑う方もいるでしょう。ここでは、メールの返信に関してよくある質問について解説します。

• 「Cc」と「Bcc」はどう違うの？
• お礼メールには返信すべき？
• 「返信不要」と記載されたメールに返信はすべき？
• 以前のメール内容を引用したい場合の書き方は？
• 顔文字や絵文字は使用していい？

メールを使う仕事を始める方や、改めて基本的なビジネスマナーを確認したい方は、ぜひ参考にしてください。

「Cc」と「Bcc」はどう違うの？

メールの宛先には、ToやCcのほかに「Bcc」もあります。CcとBccの違いは、メールアドレスが他者に共有されるか否かという点です。受取人はToとCcに設定されたアドレスを見ることができますが、Bccに設定された宛先やアドレスは表示されません。

Bccを設定する目的は、同じメールを受信する顧客間の個人情報漏洩を防いだり、顧客に知られることなく社内の関係者に内容を共有したりすることです。互いに面識のない複数の相手へメールを一斉送信する場合などに、Bccが活用できます。

お礼メールには返信すべき？

相手から届いたお礼のメールにも、必ず返信しましょう。返信をしなければメールに込められた相手の厚意を無視することになり、マナー違反にあたります。こちらからも感謝の気持ちを伝える返信を通して、相手との関係性を深められるでしょう。

ただし、企業からの自動送信メールや、こちらの返信に対してさらに返信があった場合などは、やり取りを終わらせても問題ありません。

「返信不要」と記載されたメールに返信はすべき？

メールや件名に「返信不要」と記載されている場合は、相手や用件によって返信するかどうかを判断しましょう。相手が「返信不要」と記載しているのには、こちらが返信する手間に対して配慮していたり、親しい間柄で「用件を把握してくれるだけでよい」と示してくれていたりする意図が予想されます。

こちらへの配慮が読み取れる「返信不要」と記載されているメールには、簡単なメッセージだけでも返信するのが丁寧な対応といえます。

以前のメール内容を引用したい場合の書き方は？

相手から届いたメールの文章を引用する場合は、文頭に「>」をつけます。「>」をつけることで、以前のメールに記載されていた内容であると相手が認識しやすくなります。

たとえば、相手から届いた複数の確認事項や質問に対して一件ずつ回答する場合などに、以前のメール内容を引用します。元の文章に誤字や脱字があったとしても、変更せずそのまま引用しましょう。

顔文字や絵文字は使用していい？

ビジネスメールでは、顔文字や絵文字の使用を控えましょう。メールは文章として残るものであり、受取人の上司や関係者も目にする可能性があります。誰が見ても違和感を抱くことのないメールを送るのがビジネスマナーです。

親しい間柄やフランクに接してくれる相手に対しても、プライベートのようなメールを送ることはマナー違反と捉えられる場合があるため、注意が必要です。

メール返信時のチェックリスト

メールを送信すると、基本的に取り消すことはできません。だからこそ、送信前に全体をチェックする必要があります。ここでは、送信前にチェックするべき以下の項目を解説します。

• 誤字脱字や宛先間違いがないか
• 機密情報が含まれていないか
• 添付ファイルは漏れていないか
• 内容は簡潔にまとまっているか

ビジネスメールの基本として、新規メールの作成・送信時や返信時ともにこれらの項目をチェックする習慣をつけましょう。

誤字脱字や宛先間違いがないか

メールを送信する前には、宛先や件名、本文などをすべて確認しましょう。誤字や脱字が多いメールは内容が正しく伝わりにくいうえ、社会人としての評価にも影響します。

また、宛先の会社名や個人名が間違っていると失礼な印象を与えます。そもそも送信先が誤っている場合は、情報漏洩につながることで信頼を失いかねません。メールが原因で相手との信頼関係が崩れないためにも、送信前に確認する習慣をつけることが大切です。

機密情報が含まれていないか

メールで個人情報やパスワードなどの機密情報を送信することは危険です。メールは外部から内容が見えたり、パソコンのウイルス感染によって情報が漏洩したりする可能性があるからです。

機密情報を送信する場合は、添付ファイルの暗号化や誤送信防止ツールの導入を行いましょう。また、パスワードは本文に記載せず、別の通信手段で伝えるのが安全です。

添付ファイルは漏れていないか

メールに添付するファイルがある場合、送信前に正しく設定しているか確認しましょう。本文に「添付ファイルをご確認ください」の記載があるにも関わらず添付されていないと、その旨の連絡を受けて再度送信する手間が発生します。

本文の作成に注意が向いてしまいがちになるものの、送信前に正しくファイルが添付されているかチェックする必要があります。

内容は簡潔にまとまっているか

返信する際は、要点をまとめたうえで簡潔に伝えられる文章を作りましょう。ビジネスメールにおいて重要なポイントは、相手が内容を正確に理解できることです。

そのためにも、一文につき一つのテーマや情報だけを述べる文章を心がけたり、改行や箇条書きを用いて読みやすい体裁を整えたりすることが大切です。内容を簡潔にまとめたビジネスメールの返信ができるようになれば、相手との認識の齟齬がなくなり円滑なコミュニケーションを図れます。

ビジネスマナーはキャリアスクールで学ぶのもおすすめ

メールの返信の仕方を始めとするビジネスマナーは、キャリアスクールで学ぶのもおすすめです。キャリアスクールでは、仕事をするうえで必要となる正しいビジネスマナーを学べます。

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メールの返信の仕方を覚えてビジネスマナーに自信を持とう

仕事のメールに返信する際は、ビジネスメールならではのマナーを守り、適切な構成と文章を作成する必要があります。マナーに沿った返信を迅速にすることで、社内外問わず信頼を得やすくなり仕事も円滑に進められるでしょう。

正しいビジネスマナーを学んで社会人としての基礎を固め、仕事に活かしたい方には、コース動画を視聴して学べるSHElikes（シーライクス）がおすすめです。SHElikesなら、子育てに専念していた期間を経て就職を目指すママさんや、転職を機に仕事でメールを使うことになった社会人の方も、隙間時間を有効活用して学べます。

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