Excel（エクセル）を使ってできることは、表計算や集計、データ分析、文書作成やグラフ作成などさまざまです。Excelを用いて、ビジネスに必要なデータ管理などができれば、業務の効率を上げることができるでしょう。
今回はExcelでできることやExcelの基本的な使い方、役立つ関数などを詳しく解説します。本記事を読めば、Excelを使いこなすとできることやどのような勉強から始めるべきかまで分かります。ぜひ、最後までご覧ください。
Excelの基本的な使い方【代表的な機能】
Excel（エクセル）の基本的な使い方について、代表的な6つの機能を紹介します。基本的な使い方を押さえることで、データ管理を効率化することが可能です。
表計算・集計
Excelは数字や文字を入れるセルにさまざまな計算式を入れて、表計算・集計ができます。足し算や引き算、掛け算、割り算のようなシンプルな計算から、全部足したり、平均を出したりする集計時に必要な計算も得意です。
たとえば、お店の売り上げを管理するときにExcelを使えば、売り上げの合計や平均、一番高い売り上げ（最大値）、一番低い売り上げ（最小値）などをすぐに計算できます。
図表作成
Excelは図表を簡単に見やすく作れます。セルに制限されずにページ全体に自由に図を配置できるため、作成や配置の自由度が高く思い通りの図表が作りやすいです。
たとえば、図形・コネクタ・テキストボックスなどを駆使してフローチャートを作ることが可能です。また、色やフォント、スタイルの変更で見た目をカスタマイズできるため、目的に合わせた見やすいデザインの図表を作成できます。
グラフ作成
Excelでは、数値を入力した表から棒グラフ・折れ線グラフ・円グラフなど、さまざまなタイプのグラフを作成できます。表だけでは把握しにくいデータの傾向や関係性もグラフを使うことでわかりやすく表現することができます。
Excelでグラフを作成するメリットは、表の数字を更新するたびにグラフも自動で新しい情報に切り替わることです。データの最新状態を常にグラフに反映できるため、最新の情報を使って分析を行えます。
文書作成
Excelは、計算機能やデータ分析に適したイメージがありますが、文書作成にも役立ちます。Excelで文書を作成するメリットは、図表やグラフを含む文書を同一ファイル内で簡単に作成・管理できることです。これにより、文書とデータを別々に扱う手間が省け、作業がスムーズになります。
また、複雑な計算もExcelの関数で簡単にできるため、財務報告や統計データの分析報告など、詳細な計算が求められる文書作成に便利です。
データベース
Excelには、データを簡単に管理できる「データベース機能」があります。
この機能を使うと、ワークシートをリンクさせて情報を取り出したり、特定の条件でデータをフィルタリングできたりするのが特徴です。また、大量のデータを集計や分析するために便利な関数も用意されています。
データベース機能を活用すれば、情報を効率的に整理して必要なデータをすぐに見つけられます。
マクロ機能を使った自動化
Excelでは、VBA（Visual Basic for Applications）を活用して繰り返し行う操作やタスクを自動化できます。VBAは、主にMicrosoft Officeの製品で利用されるプログラミング言語です。
VBAは特に同じ手順を繰り返す作業に対して有効で、エクセルを使ったワークフローの効率化に役立ちます。たとえば、日報作成や集計、分析などの時間がかかる作業をワンクリックで実行でき、作業時間を短縮できます。
Excel初心者がまず覚えておきたい関数
Excel（エクセル）を使いたい初心者の方は、まず表計算や集計に役立つ基本的な関数の種類とその使い方を覚えましょう。
次の関数は、Excelを使ううえで必ず押さえておきたい関数です。
- SUM関数
- AVERAGE関数
- MAX/MIN関数
- ROUND関数
- COUNT/COUNTA関数
それぞれの用途や関数式、使い方の例を表にまとめましたので参考にしてください。
| 関数 | 用途 | 関数式 | 適用例 |
|---|---|---|---|
| SUM関数 | 選択した範囲の数値の合計を計算する | =SUM(範囲) | 例：A1セルからA30セルまでの合計を計算する場合 計算式：=SUM(A1:A30) |
| AVERAGE関数 | 選択した範囲の数値の平均 を計算する |
=AVERAGE (範囲) | 例：A1セルからA12セルの平均を計算する場合 計算式：=AVERAGE(A1:A12) |
| MAX/MIN関数 | MAX関数： 選択した範囲の中で最大の数値を返す MIN関数： |
=MAX/MIN (範囲) | 例：A1セルからA12セルまでの範囲にあるすべての数値の中で最大値を見つけたい場合 計算式：=MAX(A1:A12) 例：A1セルからA12セルまでの範囲にあるすべての数値の中で最大値を見つけたい場合 |
| ROUND関数 | 数値の四捨五入や切り上げ、切り下げを返す | =ROUND(数値, 桁数) | 例：A1セルに入力された数値を小数点以下2桁から整数に四捨五入したい場合 計算式：=ROUND(A1, 0) |
| COUNT/COUNTA関数 | COUNT関数： 指定された範囲内で数値が入力されているセルをカウントする COUNTA関数： |
=COUNTA/COUNTA(範囲) | 例：A1:A30の範囲にある数値が入力されているセルの数を数えたいとき 計算式： =COUNT(A1:A30) 例：B1:B30の範囲にある空白でないセルの数を数えたいとき |
Excelでできること【基本関数13選】
Excel（エクセル）でできることについて13個の基本的な関数を紹介します。使用用途に合わせて必要な関数を学ぶとよいでしょう。
- SUM関数
- AVERAGE関数
- MAX関数 / MIN関数
- ROUND関数
- DATE関数
- CONCATENATE関数
- IF関数
- IFS関数
- COUNT / COUNTA関数
- COUNTIF関数
- IFERROR関数
- VLOOKUP関数
- XLOOKUP関数
1.SUM関数
SUM関数は、選択したセルに入力された数値の合計を計算する関数です。複数の数値の合計が必要なときに活用できます。具体的には複数の商品やサービスの価格を合計する必要がある際に、それぞれの項目をSUM関数で簡単に合計して総額を計算できます。請求書や見積書の作成に役立つでしょう。
2.AVERAGE関数
AVERAGE関数は、選択したセルに入力された数値の平均を出す関数です。数値の集合の平均値を求めたいときに最適です。たとえば、企業が特定の期間にわたる売上の平均値を計算して、データの傾向をつかむのに役立ちます。
3.MAX関数 / MIN関数
MAX/MIN関数は、複数のセル内の数値から最大値や最小値を見つけられる関数です。MAX関数は選択した範囲の中で最大の数値を、MIN関数は最小の数値をそれぞれ簡単に見つけ出します。
たとえば、企業が従業員の売上実績などのパフォーマンスデータから、最も成果を上げた従業員と最も低い成果の従業員を特定する際などに活用できます。
4.ROUND関数
ROUND関数は、数値の四捨五入や切り上げ、切り下げができる機能です。数値を整数にしたり、小数点以下の特定の桁までに丸めたりするのに役立ちます。
たとえば、営業成績やプロジェクトの進捗状況を分析する際に便利です。目標達成率を四捨五入して報告することで成果をわかりやすく伝えられます。
5.DATE関数
DATE関数は、年、月、日の値を指定して日付を計算・表示するための関数です。DATE関数を使えば、書式を “yyyy/mm/dd “のような単一の日付書式に変換できます。
たとえば、年、月、日と別々のセルに入力されているデータを1つのセルにまとめて反映させたい場合に便利です。
6.CONCATENATE関数
CONCATENATE関数は、異なるセルのデータを1つのセルにまとめるための関数です。最大で30個の引数を受け入れられ、さまざまなデータの統合に役立ちます。
たとえば、名前と姓が別々のセルに入力されている場合、CONCATENATE関数を使えばこれらを1つのセルに結合してフルネームを表示できます。
7.IF関数
IF関数は、指定された条件に対して当てはまっているかどうかに応じて、異なる表示を行うための関数です。IF関数を使えば条件を満たすかどうかに応じて、表示される内容を設定することができます。
たとえば、商品の在庫があるかどうかを管理する場面などに活用できます。在庫数をチェックして、「もし在庫が10個未満だったら『注文必要』と表示し、そうでなければ『在庫十分』と表示する」のように設定しておくことができます。
8.IFS関数
IFS関数は、複数の条件を一度に評価してそれぞれに応じた異なる結果を出せます。IF関数が1つの条件のみを処理できるのに対し、IFS関数は複数の条件を順番に確認してそれぞれの条件に応じて、異なる値を表示できるのが特徴です。
IFS関数を使えば、商品の在庫数に応じて「補充必要」「在庫十分」「在庫過多」といったカテゴリに自動で分類できます。
9.COUNT / COUNTA関数
COUNT関数は、指定された範囲内で数値が入力されているセルの総数を計算できる関数です。大量のデータの中から数値データのみを数える場合に活用できます。
一方で、COUNTA関数は数値だけでなく文字列など任意のタイプのデータが含まれるセルの数をカウントします。テキストや数値を含むすべてのデータ項目の数を把握できるのが特徴です。
データの種類に応じて2つの関数を使い分けることで、効率的にデータ分析を行えます。
10.COUNTIF関数
COUNTIF関数は、指定した条件に一致するセルの数を数える関数です。特定の条件を満たすセルを数えたい場合に役立ちます。
たとえば、プロジェクトの進捗状況を確認したいときに便利です。COUNTIF関数を使って、進捗状況リストの中から「進行中」とマークされているプロジェクトの数を数えることで未達成のプロジェクトの数を把握できます。
11.IFERROR関数
IFERROR関数は、数式の計算中に発生する可能性のあるエラーを効率よく処理するための関数です。エラーが発生した場合にユーザーが指定した特定の値でエラーを置き換えられます。
たとえば、数値をゼロで割るとエラーが発生しますが、IFERROR関数を使用してこれを回避し、代わりに「0」や「計算不可」などの指定したメッセージを表示させられます。
12.VLOOKUP関数
VLOOKUP関数は、表内のデータを縦方向に検索して指定された条件に一致する値を見つけるための関数です。データベースのような大量のデータを扱う場面や参照表から特定の情報を引き出したいときに役立ちます。
たとえば、従業員情報を検索したい場合を考えてみましょう。従業員データベースから、VLOOKUP関数を使って特定の従業員IDを検索キーとして使用し、その従業員の名前、部門、役職などの情報を取得できます。
13.XLOOKUP関数
XLOOKUP関数は、テーブルや範囲内で特定の値を検索して対応するデータを取得するための関数です。
XLOOKUP関数はVLOOKUP関数のように列番号を指定する必要がなく、複数のセルにまたがって結果を返せます。
Excelを使いこなしてできること
次に、Excel（エクセル）を使いこなしてできることを紹介します。
業務の効率化
Excelを使いこなせれば、業務を効率化できます。さまざまな作業を自動化して作業の正確性を上げながら時間を節約したり、コミュニケーションにかかる時間や手間を最適化したりできるからです。
たとえば、マクロ機能により作業を自動化することで定型業務をなくせるため、あまった時間をより重要な業務に割けます。また、表やグラフ、チャートを作成することでより視覚的にわかりやすくし、情報共有にかかる時間を短縮できます。
データ分析活用
Excelを使いこなせるようになると、データのインポートから整理、分析までをスムーズに行えます。数値計算の機能やデータの傾向を明らかにするためのさまざまな関数が備わっているため、状況に応じて適した機能を幅広く使用できるのです。
たとえば、SUMやAVERAGEのような基本的な関数を使えば、データセットから速やかに統計値を導き出せます。他にもカスタムの数式やマクロを作成することで、より複雑な分析にも柔軟に対応できるのです。
Excelを使いこなせるようになれば、さまざまなデータ分析に関する機能を使い、データごとの傾向を見つけたり分析結果から未来の予測を立てたりできます。
ペーパーレス化
Excelを使いこなせると、ペーパーレス化が実現できます。さまざまな文書やデータを手作業で作成して配布する代わりに、Excelで作成して社員同士で電子的に共有できるからです。
紙の使用が減り環境に良い取り組みができるとともに、コストも抑えられます。また、ペーパーレス化が進めば、紙の印刷にかかるトナーの代金やコピー機のメンテナンス費用など、紙の印刷に付随する経費も削減できます。
プレゼン資料作成
Excelを使いこなせると、プレゼンテーションの資料作りにも役立てることができます。Excelを使って、グラフや図を使って情報を目で見てわかりやすく伝えられれば、データを綺麗にわかりやすく伝えられるからです。
たとえば、商品の売り上げの変遷を棒グラフで示せば、見た人は一目で全体像を把握できます。Excelを上手に使うことで、プレゼンの資料作りが手早く、そして効果的に行えるようになります。
Excelでできることを増やしたい方におすすめの資格
Excel（エクセル）でできることを増やすためには、資格の取得がおすすめです。Excelに関する資格を取得すると実務に役立つ勉強ができるとともに、Excelを活用できる高い知識やスキルを持っていることを証明できます。
具体的には、次の資格がおすすめです。
- MOS（Microsoft Office Specialist）
- Excel表計算処理技能認定試験
- 日商PC検定（データ活用）
- VBAエキスパート（Excel）
- 情報処理技能検定試験（表計算）
Excelに関する資格には、表計算やデータ活用、VBAができることを証明するものなどさまざまです。自分ができるようになりたいことや将来のキャリア設計に応じて、取得したい資格を選んでみてください。
Excel（エクセル）でできることを把握しよう
今回は、Excel（エクセル）でできることについて、基本的な使い方や押さえておきたい関数を紹介しました。また、使いこなすとできるようになることやおすすめの資格も解説しています。
Excelでできることが増えると、効率よく仕事を進めたり、プレゼン資料の作成やデータ分析をしたりできます。業務を素早く進めて、よりよい成果を上げるための心強い味方になるでしょう。
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