社内ポータルサイトとは、社内の情報を一元管理し、社員同士で情報共有や連携を円滑に行うための社内向けWebサイトです。会社の規模が大きくなればなるほど情報の管理・共有が難しくなるため、さまざまな機能を搭載した社内ポータルサイトが役立ちます。
この記事では、社内ポータルサイトの概要や主な機能、必要性や活用するメリット、より効率的に活用するためのポイントをわかりやすく解説します。
社内ポータルサイトとは
「ポータル（portal）」は日本語に訳すと「入り口」や「玄関」を意味し、インターネット上でさまざまな情報やサービス、リンクなどが集約されているWebサイトのことを「ポータルサイト」といいます。
つまり、社内ポータルサイトとは社内で保有しているさまざまな情報にアクセスするための「入り口」となるWebサイトのことを指します。社内ポータルとも呼ばれ、社内での情報共有や連携を簡単に行えるのが特徴です。
Googleなどの一般的なポータルサイトとの違い
一般的なポータルサイトの例としてGoogleやYahoo!などが挙げられますが、これらとの大きな違いはアクセス権限の範囲です。誰でもアクセスができる一般的なポータルサイトに対して、社内ポータルサイトは社内の人間しか利用できません。
また、社内ポータルサイトは業務効率化を目的に制作されているため、一般的なポータルサイトにはないようなビジネス向けの機能が搭載されています。
社内ポータルサイトと類似サービスとの違い
社内ポータルサイトの他にも、社内の情報共有として利用されている類似サービスとして以下のようなものがあります。
- グループウェア
- 社内SNS
- 社内掲示板
グループウェアはスケジュールやタスクの管理、ファイル共有などの機能があり、社内ポータルサイトと比べてより小規模なチームやプロジェクトでの利用に適しています。社内SNSや社内掲示板は、社員同士の情報共有やコミュニケーションの活性化を目的としたサービスです。
社内ポータルサイトは、これらのサービスで搭載されている機能を一元管理し、各機能にアクセスするための入り口となるWebサイトというイメージです。
社内ポータルサイトの必要性
近年社内ポータルサイトが必要とされている背景には、企業が管理する情報量の増加やリモートワークの普及が挙げられるでしょう。
人事・財務に関する情報や契約書類、営業に必要な顧客情報・受発注履歴など、企業の取り扱う情報は多様化・増加しています。そのような多種多様な情報を一元管理することで、スムーズな情報共有や業務効率の促進、情報の重複や見落としの防止に役立つのです。
またリモートワークの普及により、社員がどこからでも社内の情報にアクセスできる社内ポータルサイトは、「仮想オフィス」の役割を担うようにもなりました。
社内ポータルサイトの主な機能
社内ポータルサイトには、さまざまなビジネス向け機能が搭載されています。主な機能は以下の8つです。
それぞれの機能について、詳しく見ていきましょう。
1.スケジュール管理機能
社員が登録したスケジュールを管理・共有できる機能です。タスクや会議などの予定をカレンダー形式で管理するため、全員が各社員の業務状況を把握できるようになり、新しい予定も立てやすくなります。また、施設管理のツールと社内ポータルサイトを連携することで、会議と会議室の予約を同時に行うことも可能です。
2.ワークフロー申請機能
社内で稟議をあげたり、交通費や経費の精算をしたりなど、これらのワークフロー申請機能を社内ポータルサイトに搭載することもできます。システム上で管理することで、決裁までのスムーズな流れを作り申請状況を明確に把握できるようになるため、見落としの防止につながります。書類でのやり取りも減るため、ペーパーレス化にも役立つでしょう。
3.プロジェクト管理機能
プロジェクト管理機能では、プロジェクトのスケジュールを共有し、進捗状況を可視化することができます。プロジェクトに参加するメンバー間で情報を共有しながら進めていけるため、すれ違いや抜け漏れの防止も期待できます。複数のプロジェクトを並行する際にも、情報が整理されてスムーズな進行が可能になります。
4.レポート機能
レポート機能は、社内ポータルサイトに蓄積しているデータを自動でグラフ化・分析してくれる機能です。資料作成や分析業務がスムーズに行えるようになり、業務の効率化が図れます。スマートフォンを利用すれば、問題があっても迅速に対応できたり、隙間時間を有効活用して日報や報告書を作成できたりもするでしょう。
5.社内FAQ機能
社内FAQとは、社内でよくある質問や答え・マニュアルをまとめたものを指します。社内FAQ機能では、問い合わせが多い物事に関してあらかじめ回答を用意し、検索で誰でも見つけられる仕組みを作ります。問い合わせ・回答の工数を減らすことができるため、聞く側と聞かれる側の両者の時間短縮にもつながります。
6.掲示板機能
掲示板機能は、その名の通りオンライン上の掲示板のことです。掲示板機能を活用することで、社内に周知すべき情報を簡単に素早く伝えたり、意見を募ってディスカッションをしたりできるでしょう。たとえば、社内規定の変更や行事のお知らせといった重要な内容から、場所や時間を確保して収集するほどではないような内容まで気軽にアップができます。
7.ストレージ機能
ストレージ機能は、データをまとめて保管する役割を果たします。顧客情報や業務で使用する資料など、さまざまなデータを一元管理できるため、部署をまたぐやり取りでもスムーズなデータ共有が可能です。メールなどで大量のデータを送りたい場合でも、ストレージ機能の保存先を伝えるだけで簡単に共有することができます。
8.勤怠管理機能
勤怠管理機能では、出退勤や休暇申請、有休残日数や残業時間の管理などがオンライン上で可能になります。タイムカードや申請書なども不要になり、正確な時間の計算も自動で行ってくれるため、担当者の負担を大幅に減らすことができます。また、緊急の勤怠連絡も行えるので、申請者も手軽に連絡できるようになるでしょう。
社内ポータルサイトを活用するメリット
実際に社内ポータルサイトを活用するメリットとしては、以下の6つが挙げられます。
社内ポータルサイトの活用が仕事にどのような好影響をもたらすのか、順に解説します。
1.情報の一元管理
これまでも解説したように、社内ポータルサイトは情報の一元管理を可能にします。部署やプロジェクトごとに情報が分散していると、どこに何の情報があるのかわかりにくくなり、探すのにも時間がかかってしまいます。
情報を一つの場所でまとめて管理することで、必要な情報に対してスムーズにアクセスできるようになるだけでなく、情報の重複や抜け漏れの防止にもつながるでしょう。
2.横断的な情報共有
横断的な情報共有が可能になることで、部署を超えた組織全体の連携もスムーズになります。他部署の情報や業務状況を把握したい場合も、社内ポータルサイトを活用すれば簡単に知ることができるのです。
また、社内全体への連絡・招集などもコメント一つで完了します。会社の規模が大きければ大きいほど、社内ポータルサイトは必要になるといえるでしょう。
3.業務の効率化
社内ポータルサイトで情報を一元管理・可視化することで、不要なやり取りや伝達ミスなどを減らすことができます。たとえば、これまで時間をかけて行っていた申請や資料作成、日程調整やデータの共有などの手間を省けるため、より業務の効率化につながるのです。
さらに業務の効率化が実現することで、空いた時間を一つ一つの業務に注力することができるため、仕事の質向上も期待できるでしょう。
4.リモートワークの推進
社内ポータルサイトはこれまで分散されていたデータをオンライン上にまとめたものであり、勤怠やワークフロー申請、チャットなどの機能もついているため、リモートワークの推進につながります。
必要な資料が多かったり、こまめなコミュニケーションが必要だったりするような企業でも、社内ポータルサイトで環境を整えることで快適なリモートワークが行えるようになるでしょう。
5.社内コミュニケーションの活性化
社内ポータルサイトの掲示板機能をうまく活用することで、社内コミュニケーションの活性化も期待できます。コメント機能を設ければ、実際に話し合うよりも気軽に情報や意見の交換ができるようになるためです。
また、チャット機能もメールや電話に比べてハードルが低く、定型文のようなものを必要としません。より簡単な連絡手段ができることで、自然とコミュニケーションも活性化されるでしょう。
6.ペーパーレス化
ワークフロー申請機能など、社内ポータルサイトはペーパーレス化を推進させる効果があります。また、マニュアルや資料の配布においてもすべてデータでやり取りできるため、紙を使わなくても十分な情報共有・コミュニケーションが可能になるでしょう。
さらに、紙を使う機会が減ることで自然とコスト削減や印刷にかけていた時間の短縮も期待できます。
社内ポータルサイトを効率的に活用するためのポイント
社内ポータルサイトは前述のようなメリットがありますが、ただ導入するだけではその効果を最大限に得られません。ここでは、社内ポータルサイトを効率的に活用するためのポイントとして以下の4つを紹介します。
それぞれのポイントについて見ていきましょう。
1つのサイトに情報をまとめる
規模の大きい会社では複数のポータルサイトを利用している場合もありますが、基本的には1つのサイトで情報を一元管理できるとよいでしょう。複数のサイト運営はコストや管理の負担がかかってしまうため、サイトを活用する効果が薄れることも考えられます。
社内ポータルサイト活用のメリットは、情報が1つの場所に集約されていることで発揮されやすく、社員の利便性を考えてもやはり1つにまとまっているほうが効果的だといえます。
情報の更新
社内ポータルサイトを導入した後は、最新の情報が伝わるよう常に情報更新をする必要があります。たとえば、FAQやマニュアルなどの情報が変わっているのにそのままにしてしまうと、わからないことがあった際に何の役にも立ちません。
社員の利用を促すためにも、掲示板を頻繁に更新したりマニュアルの見直しを行うタイミングを決めたりして、定期的な更新を心がけるようにしましょう。
わかりやすく使いやすいデザインにする
社内ポータルサイトは社員全員が使用するため、誰でもわかりやすく使いやすいようなデザインにすることが大切です。初めての人が使いにくいと感じる操作性では、利用に対するハードルが上がってしまいます。
社内ポータルサイトを導入・制作するときは、企業のイメージや理念をもとに、直感的に操作しやすいようなデザインを考えるとよいでしょう。
セキュリティ対策
社内ポータルサイトには社内の重要な情報が一元管理されているため、入念なセキュリティ対策が欠かせません。アクセス制限やPCのログ管理、VPNの利用など、外部に情報が漏れないような対策を考えましょう。
また、セキュリティ対策には社員一人ひとりの意識も重要なため、ルールを明確に周知するような機会を持つことも大切です。
社内ポータルサイトを活用して業務の生産性を高めよう！
社内ポータルサイトは、社員同士の情報共有・コミュニケーションを円滑にしたり業務効率化を推進したりするために必要なサイトです。リモートワークが普及した近年において、生産性を高めるための環境を整えることができます。自社で導入していないという方やこれから起業を考えている方は、ポイントを押さえながら利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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