コミュニケーションツールは、社内の円滑なコミュニケーションと作業の効率化のために必要不可欠なツールです。一方でコミュニケーションツールの必要性は感じていても以下のようにツール選定のお悩みを持つ方もいるのではないでしょうか。
「コミュニケーションツールの種類や機能について知りたい」
「コミュニケーションを選ぶ際のポイントは？」
そこで本記事では、コミュニケーションツールの概要やツールの種類などを詳しく解説します。本記事を読むことで、コミュニケーションツールの特徴や具体的なツールを把握できるでしょう。後半では、ツールを選ぶ際のポイントについて解説しているのでぜひ最後までお読みください。
コミュニケーションツールとは？
コミュニケーションツールは、主に意思の疎通や情報共有を目的に使用されるツールです。チャットツールやオンライン会議ツール、社内SNSなどが含まれます。
コミュニケーションツールを利用することで、リアルタイムでの対話やメッセージ交換が可能です。遠隔にいる人とのコミュニケーションが比較的容易となり、ビジネスだけではなく教育現場といったさまざまな分野で利用されています。
コミュニケーションツールを利用する背景
コミュニケーションツールが普及している背景として、働き方の多様化やテクノロジーの発展などがあげられます。現代において同じ会社に属していながら、テレワークを導入している企業も少なくありません。また通信技術の発展により、オンラインでの業務が実現しやすくなりました。実際に総務省の「令和4年通信利用動向調査」によると、2022における企業のテレワーク導入率は51.7％であり、日本における約半数の企業が導入していることがわかります*1。
一方でテレワークにおいて生産性を高めるためには、よりセキュアで迅速な情報共有が急務です。組織内で情報共有の手段が整っていなければ、会社内で情報格差や情報漏洩などが生じるリスクもあります。
また社員同士の情緒的なコミュニケーションに課題を持つ企業も増えています。対面での交流不足は会社の理念や考え方がうまく伝わらず、ミスマッチによる離職率の上昇につながるかもしれません。
これらの問題を解決し、情報共有を効率化し、組織内のやりとりをスムーズにするためにもコミュニケーションツールの導入が求められるのです。
コミュニケーションツールの種類と機能
コミュニケーションツールは複数あり、特徴によって使い分ける必要があります。ここでは、以下5つのコミュニケーションツールを紹介します。
- チャットツール
- オンライン会議ツール
- タスク管理ツール
- バーチャルオフィス
- 社内SNS
それぞれ種類と機能を解説します。
チャットツール
チャットツールは、即時性と便利性が高いコミュニケーションツールです。リアルタイムでの情報共有が可能であり、時間や場所を問わずに交流できます。
たとえば、社内の緊急連絡や情報共有においてチャットツールが活用されています。これにより、顔を合わせなくても情報共有や意思疎通がスムーズになり、迅速な意思決定や問題解決が可能です。
チャットツールは、現代のビジネス環境において不可欠なコミュニケーション手段といえます。特に複数の場所や時間帯で働くチームにとって、チャットツールは円滑なコミュニケーションを取るうえで重要です。
オンライン会議ツール
オンライン会議ツールは地理的な制約を越えて、複数の人が顔を合わせてコミュニケーションが取れるツールです。チャットツールとは異なり、顔を合わせながら会議を行うことができます。国を跨いでのやりとりもできるため、海外の企業との会議を手軽に行うことができ、時間とコストを大幅に削減し、効率的なコミュニケーションができます。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、プロジェクトの進捗や責任範囲、期限などを明確にしつつも、チーム内の情報共有を容易にできるツールです。タスク管理ツールを活用することで、各メンバーの業務進捗を一目で把握でき、効率的かつ的確な指示出しやフィードバックを実現できます。
タスク管理ツールは、チーム内の透明性を高め、目標達成に向けて連携を強化するのに役立つでしょう。
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスとは、インターネットを通じてオンライン上に作り出されるオフィスのことで、実際にオフィスに出社しているかのような状況を作れます。バーチャルオフィスでは、自分のアバターを活用して音声による円滑なコミュニケーションが可能です。
社員の様子が可視化されて稼働状況が把握しやすくなり、社員にとってはリモートワーク時の孤独感が解消できたり、仕事とプライベートとのメリハリがつけやすくなったりします。
社内SNS
社内SNSは、会社・組織内で気軽に情報発信ができるツールです。LINEやX（旧Twitter）などのSNSとは異なり、情報の閲覧者は従業員などの社内関係者に限定されます。
またツールによって異なりますが、情報共有だけでなく1つのテーマに対して複数人が自由に議論をしたり、行動ログやテキストのデータ分析を行えたりします。また特定の承認ルートをたどり、仕事における悩みを相談できる機能も搭載していることもあります。そのため、コミュニケーションの円滑化のほかにも、ノウハウ共有や従業員の心理的フォローに課題がある企業にもおすすめです。
コミュニケーションツールの一覧
コミュニケーションツールの特徴を解説しましたが、本章では具体的なツールを紹介します。コミュニケーションツールの一覧は以下のとおりです。
- チャットツール：Slack・Chatwork
- オンライン会議ツール：Microsoft Teams・Zoom
- タスク管理ツール：Trello・Notion
それぞれ解説します。
Slack
Slackは、アメリカ発のコミュニケーションツールです。ツール内の検索機能では情報を絞り込んだり過去のメッセージを遡って閲覧したりできます。基本的なメッセージ機能に加え、テキストの装飾や絵文字のカスタマイズ、スケジュール管理、ファイル共有サービスなど豊富な機能が搭載されています。また拡張機能が優れており、さまざまな外部ツールと連携できることも魅力です。
Chatwork
Chatworkは、41万社以上の企業に導入されているコミュニケーションツールです。ツールは、シンプルで直感的な操作性により、容易にチャットを利用できる点が特徴です。ファイルの送受信やタスク管理、コマンド機能などの機能も充実しており、組み合わせて利用することでさらに業務の効率化が図れるでしょう。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供するオンライン会議ツールです。大企業や一般法人、家庭、教育機関など利用シーンに合わせたプランが用意されています。最大1万人まで参加可能なライブイベントの開催機能がある点も特徴の1つです。画面共有やチャットなどの機能はもちろん、チームを作成すればチャット機能も使えるようになります。
Zoom
Zoomは無料で高画質と高音質でWeb会議ができるツールです。URLをクリックするだけでZoomアプリをインストールしていなくても会議へ参加できます。1対1や数人でのミーティング、採用面接などさまざまなシーンで利用されています。画面共有やホワイトボード機能、投票機能などの機能を活用すれば、参加者に情報をスムーズに伝達することが可能です。トークルームを個別に分けるブレイクアウトルーム作成機能や、チャット、リアクション機能、自動翻訳機能まで搭載しています。
Trello
Trelloは、ATLASSIAN社提供のタスク管理ツールです。どのプロジェクトがどの段階にあり、どのメンバーがどのタスクを担当しているかを視覚的に把握できます。進行状況に合わせてカードを動かすことで、それぞれのタスクの進行状況が一目で確認することで。業務全体を見渡してプロジェクトを進められます。。
Notion
Notionはメモ機能や文書作成機能など、ビジネスシーンで役立つ機能が豊富で、タスク管理も行えるツールです。ユーザーが自由にページを作成でき、ダッシュボードやカレンダーなどの多様な機能が提供されています。機能を組み合わせることで、個人や企業に合わせたタスク管理ツールを簡単に作成できます。業務内容の注意事項やマニュアルなどを合わせてメモしておけば、業務全体を一括してNotionで管理することも可能です。
コミュニケーションツールを導入するメリット
コミュニケーションツールを導入することで、社員同士のコミュニケーションが円滑になり、業務の効率化が図れます。ここでは、導入するメリットを3つ紹介します。
- 社内コミュニケーションの活性化
- 業務の効率化の向上
- 情報共有の迅速化
コミュニケーションツールを導入する前にメリットを理解しておきましょう。
社内コミュニケーションの活性化
コミュニケーションツールの導入は、社内のコミュニケーションを活発にし、業務の効率を向上させます。
たとえば、。また、プロジェクトの進捗管理や緊急事態への対応も容易になります。コミュニケーションツールの導入により、社内のコミュニケーションが活性化され、業務プロセスがスムーズになることで組織全体の生産性が向上します。
業務の効率化の向上
コミュニケーションツールを導入するメリットは、情報共有と処理による業務の効率化です。たとえば、タスク管理ツールを活用することで、チームのタスク配分や進行状況を一目で確認でき、それぞれが何をすべきかが明確になります。
コミュニケーションツールを活用することにより業務の効率化が促進され、組織全体の生産性が向上します。特に複数のプロジェクトを管理する際には、ツールの導入がチームのパフォーマンス向上に大きく貢献します。
情報共有の迅速化
コミュニケーションツールを活用することで、情報共有が迅速化されることは大きなメリットです。情報が素早く共有されることによって、意思決定や作業の速度が向上します。プロジェクトの遅延を防ぎ、生産性を高められるでしょう。
コミュニケーションツールを選ぶポイント
コミュニケーションツールを選ぶポイントは主に以下の3つです。
- 欲しい機能があるか
- 使いやすい機能やデザインになっているか
- セキュリティ対策はされているか
コミュニケーションツールを選ぶ際は、社内で活かせる機能があるのか、情報漏洩を防ぐセキュリティ対策ができるのかなどを確認することが大切です。
選ぶポイントを詳しく解説します。
欲しい機能があるか
コミュニケーションツールを選ぶ際、必要な機能が揃っているかは重要なポイントです。業務の特徴やチームのニーズに基づいて必要とされる機能を洗い出し、導入するツールを検討する必要があります。たとえば、メッセージの検索機能や保存期間、外部ツールの連携性などです。ビデオ会議では同時接続可能な人数や画質・音質、最長で何分利用できるかなどです。
導入目的に合わせて必要な要件を洗い出すことでチームの業務効率と生産性を高めるツールを選択できます。
使いやすい機能やデザインになっているか
シンプルなデザインで直感的に操作できるツールは、チームメンバーの利用定着がスムーズに進みます。
また作業にストレスなくコミュニケーションツールを使用でき、コア業務に注力したりミスを防いだりする効果も見込めるでしょう。
セキュリティ対策はされているか
コミュニケーションツールを選ぶ際、セキュリティ対策がされているかが重要です。社内には多数の機密情報があるため、社外へのデータ漏洩を防ぐ必要があります。具体的にはWeb会議への参加条件にパスワードを設定できるか、データの暗号化や二段階認証などのセキュリティ機能が備わっているかなどがあげられます。
コミュニケーションツールは円滑なコミュニケーションと業務効率化を図りましょう
本記事では、コミュニケーションツールの概要やツールの種類、ツールを選ぶ際のポイントなどを解説しました。コミュニケーションツールを導入することで、社員同士の情報共有が容易になり、コミュニケーションがスムーズに取れます。
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出典
*1 「令和４年通信利用動向調査の結果」総務省より
