コロナ禍を経て、多くの企業でリモートワークの導入が推進されるようになりました。一方で、テレワークや在宅勤務という言葉もあり、「リモートワークって何だろう？」と定義や特徴に疑問を抱く人もいるのではないでしょうか。
今回は、リモートワークについて、テレワークとの違いからメリット・デメリット、向いている職種まで紹介します。
リモートワークとは？
リモートワークとは、「remote（遠隔）」と「work（働く）」を組み合わせた造語であり、会社から離れた場所で仕事をすることを意味します。たとえば、自宅やカフェ、コワーキングスペースなどが、リモートワークを行う場所として多く利用されています。
リモートワーク時のコミュニケーション方法としては、インターネットを利用し、主にメールや電話、チャットツールなどを用いることが一般的です。インターネットの普及に加えて、新型コロナウイルスの流行などにより、近年リモートワークを導入する企業が増加しました。
テレワークとの違い
似た言葉であるテレワークは、「tele（遠く）」と「work（働く）」を組み合わせた造語であり、1970年代のアメリカが起源だと言われています。厚生労働省は、テレワークについて「情報通信技術（ICT＝Information and Communication Technology）を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義しています*1。
テレワークは以前から国や自治体などで使われていた言葉に対して、リモートワークはIT企業やベンチャー企業を中心に広まった比較的新しい言葉であり、明確な定義がありません。
このように、両者の違いは「明確な定義があるかどうか」「言葉が使用される場所」ですが、意味としての大きな違いはなく、厳密に使い分ける必要はないと言えるでしょう。
在宅勤務とは
在宅勤務とは、リモートワーク・テレワークの中に分類され、自宅で仕事をすることを意味します。リモートワーク同様、メールや電話、チャットツールやWeb会議システムなどを利用しながら自宅で業務を行います。
世帯でのインターネットの普及が進んだことで、育児や介護をしながら、在宅勤務で仕事を続けられる人も増えているでしょう。
リモートワークを導入する企業側のメリット
リモートワークを導入することで、企業側にはどのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。まずは、企業が得られるメリットとして、以下の2つを紹介します。
- コストの削減
- 人材の確保と定着
それぞれのメリットについて見ていきましょう。
コストの削減
リモートワークを導入すると、今までかかっていた維持費や従業員の交通費などが削減できます。具体的には、借りているオフィスの規模を小さくすることで、賃料と光熱費の削減につながります。また、リモートワークに伴ってやり取りがデータ化することにより、書類などに使っていた用紙代や印刷代、郵送費の削減も可能です。
このように、今まで必要経費だった固定費を削減できるのは、大きなメリットと言えるでしょう。
人材の確保と定着
時間や場所にとらわれないリモートワークは、人材の確保と定着にも有効です。リモートワークを導入することで、日本全国や海外まで場所を問わず、今まで諦めるしかなかった層への採用活動が可能になります。たとえば、柔軟な働き方を重視している人材や、通勤時間がネックになり応募まで至らなかった人材の採用に効果が期待できるでしょう。
さらに、リモートワークは育児や介護、プライベートとの両立がしやすくなるため、これらの理由で退職をせざるを得なかった社員の離職防止にもつながるでしょう。
リモートワークを導入する企業側のデメリット
企業のリモートワーク導入には、メリットと同時にデメリットも存在します。トラブル予防のためにも、以下のデメリットをしっかりと覚えておきましょう。
- 情報漏えいのリスクが高まる
- 人事労務の管理が難しくなる
それぞれのデメリットについて解説します。
情報漏えいのリスクが高まる
リモートワークでは公共交通機関や飲食店で作業を行うケースがあるため、情報漏えいのリスクが高まります。USB端末などを紛失したり、画面を第三者に見られたりすると、どこで機密情報が漏れてしまうかわかりません。
また作業する場所のネットワーク管理に不備があると、不正アクセスやハッキングなどから簡単にシステムに侵入されてしまう可能性があります。従業員一人ひとりが会社以外で仕事をするうえでの情報セキュリティの重要さを理解していなければ、大きな損失につながりかねません。
人事労務の管理が難しくなる
従業員の勤務姿が実際に見えないリモートワークでは、労働の実態を把握しづらくなります。たとえば、どのくらい仕事をしていたのか、どのような業務を行い、進捗はどうかなど、オフィス勤務に比べて正確な労働状況の可視化が難しくなるでしょう。
勤怠管理や人事評価が曖昧になると、組織マネジメントがうまくいかなくなるだけでなく、労働基準など法律面でのトラブルが発生してしまう可能性もあります。
リモートワークを実施する従業員のメリット
次に、リモートワークを実施するうえでの従業員側のメリット・デメリットを確認していきましょう。まずは、従業員のメリットとして、以下の2つを紹介します。
- ワークライフバランスの向上
- 通勤の負担とストレスの削減
それぞれのメリットについて見ていきましょう。
ワークライフバランスの向上
従業員がリモートワークの実施で得られる大きなメリットとして、ワークライフバランスの向上が挙げられます。これまで通勤にかかっていた時間がなくなることで、趣味の時間が増えたり、副業や家事に時間を充てられるようになったりします。仕事以外の時間を充実させることで、仕事のモチベーション向上にもつながるでしょう。
また、在宅勤務であれば、仕事と育児・介護との両立も選択しやすくなります。従来ではオフィス勤務だと時短勤務や退職の選択をせざるを得なかったケースでも、仕事を諦めずに両立できる可能性があります。
通勤の負担とストレスの削減
在宅勤務であれば、自宅からオフィスまでの通勤がなくなるため、時間の有効活用ができたり満員電車のストレスを削減できたりします。通勤時間が片道1時間の場合、往復で2時間です。1週間で10時間もの時間を通勤以外に充てることができれば、精神的な余裕も生まれてくるでしょう。
また、朝の通勤ラッシュや電車の遅延は仕事前のストレス要因になり、業務での能力を最大限に発揮しにくくなります。特に、都市部では満員電車が当たり前でストレスが蓄積されやすいため、働く場所が選べるリモートワークは大きな魅力に感じるでしょう。
リモートワークを実施する従業員のデメリット
従業員にとって働きやすさに柔軟性を持たせられるリモートワークですが、実はメリットばかりではありません。リモートワークを実施する従業員のデメリットとして以下の2つを紹介するので、メリットと同時に理解しておきましょう。
- 自己管理が難しい
- コミュニケーションの減少
それぞれのデメリットについて解説していきます。
自己管理が難しい
会社の人に見られずに仕事をするリモートワークでは、オンとオフの切り替えが難しくなりがちです。自由度の高い働き方であるからこそ、自己管理を徹底しなければ業務効率が下がってしまいます。特に在宅勤務の場合、生活の空間と仕事場の境界線が曖昧になり、メリハリがつきにくくなるケースも多いでしょう。
また、オフィスへの通勤が減るため、運動不足になることも考えられます。健康面でも最適な状態を維持するために、リモートワークでの自己管理は必要不可欠です。
コミュニケーションの減少
上司や同僚とのコミュニケーションの減少も、リモートワークが引き起こすデメリットの1つです。オフィス勤務であれば、気軽に業務の進捗確認や相談、雑談などができますが、リモートワークではこのようなコミュニケーションの機会が減ってしまいます。
コミュニケーションが不足することで、認識のズレが生じたり、結束力の低下からモチベーションが保てなかったりと、業務に支障をきたす可能性があるでしょう。
また、人によっては孤独感を抱いてしまうケースもあります。1人で黙々と業務をこなしていくことで、自分の仕事が何の役に立っているのかがわからなくなり、やりがいを感じにくくなる恐れもあるでしょう。
リモートワーク導入の注意点と対策法
先述の通り、リモートワークの導入にはメリットとデメリットのどちらも存在します。デメリットに関しては、適切な対策を取らなければ大きなトラブルにつながりかねません。そこで、リモートワークを導入する企業が注意すべき点と対策法について、以下の4つを紹介します。
- セキュリティ対策とルールの明確化
- 人事評価制度の見直し
- ワークフローのペーパーレス化
- コミュニケーションツールの活用
それぞれ詳しく見ていきましょう。
セキュリティ対策とルールの明確化
社外で情報を取り扱うリモートワークでは、適切なセキュリティ対策を行わなければ機密情報の漏えいリスクが高まります。まずはセキュリティガイドラインを策定し、セキュリティソフトの導入やVPN（仮想専用回線）の利用といった、環境整備の実施が必要です。
そして、リモートワークにおけるルールを明確にし、従業員に周知徹底させることが大切です。ルールを明確化しないと、人によって認識の齟齬が生じてしまい、後々トラブルになりかねません。リモートワーク導入の際に規定化すべきルールの例は以下の通りです。
- 誓約書の締結（情報の取り扱いや貸与機器についてなど）
- リモートワークを実施する対象者
- 勤務をする場所の指定
- 労働時間の算定方法
- 業務報告に関するフロー
- 業務中にかかる費用の負担範囲
上記のルールを規定化することで、長時間労働のリスク低下やセキュリティ対策、法律面でのトラブル防止につながるでしょう。
人事評価制度の見直し
リモートワークの導入にあたり、人事評価制度の見直しも必要です。オフィス勤務では目に見えていた仕事への取り組み姿勢が、リモートワークでは不明瞭になってしまい、評価がしきれません。そして、適切な評価がされないと、従業員のモチベーション低下や給与への不満につながる可能性があります。
対策としては、成果物での評価にする、業務内容や評価制度の可視化を図るなどが挙げられます。業務管理ツールなどを導入したり、業務フローの仕組みを再構築したりして、リモートワークに対応した制度へ改定しましょう。
また、リモートワークを実施する社員とオフィス勤務の社員で評価基準が異なると、不公平な評価になりかねません。リモートワークの導入を機に、会社全体の制度見直しを行うのもよいでしょう。
ワークフローのペーパーレス化
多くの企業では、意思決定をする際に申請・承認・決裁といった一連の手順を踏む必要があります。これまで紙ベースで運用していた場合、リモートワークを導入しても書類作成や押印のために出社しなくてはいけません。これでは、リモートワークのメリットが減少してしまいます。
そのため、電子契約サービスなどを活用し、クラウド化を進めて、業務上に必要な工程のペーパーレス化を行うことが大切です。ワークフローシステムを導入することで、作業の効率化や文書管理の簡易化、セキュリティ対策にもなるため、リモートワーク導入にあわせて活用するのがおすすめです。
コミュニケーションツールの活用
リモートワークでは、対面で気軽に取っていたコミュニケーションがどうしても難しくなります。コミュニケーション不足の対策を取らなければ、情報共有が円滑に行われず、生産性の低下や認識の齟齬につながる可能性が高まります。また、孤独感からメンタル面の不調を引き起こす人もいるでしょう。
リモートワークでも円滑なコミュニケーションを行うためには、さまざまなツールの活用が効果的です。たとえば、社内SNSやチャットツールなどは、メールよりも手軽にメッセージの送受信が可能なため、軽い雑談や相談にも適しています。ミーティングを行う際には、Web会議システムを活用すれば、実際に顔や手振りを見て細かいニュアンスを読み取ることができます。
サービスによって使える機能や向いている使用人数などが異なるため、自社に合ったツールを選定しましょう。
リモートワークに向いている職種
リモートワークはメリットの多い柔軟な働き方ですが、向いている職種と向いていない職種があります。たとえば、直接現場に行かなくてもできる仕事やパソコンで作業ができるクリエイティブ職などはリモートワークが向いているでしょう。リモートワークに向いている職種の具体例は以下の通りです。
- ITエンジニア
- Webデザイナー
- Webライター
- 編集、校正
- 営業
- 翻訳
上記以外にも、リモートワークにおすすめの職種について、詳しくは以下の記事で紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
リモートワークを上手に取り入れ、メリットを最大限に活かそう
リモートワークは柔軟な働き方として、近年多くの企業で導入が推進されています。トラブルを起こさずに生産性を上げるためには対策やルールの再構築などが必要ですが、その分企業側と従業員側の双方にメリットがある働き方です。
しかし、さまざまな企業でリモートワークが導入されている一方で、職種によっては難しい場合もあるでしょう。
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※出典
*1：厚生労働省 テレワーク総合ポータルサイト「テレワークについて」より
