プロジェクトを成功に導くには、プロジェクトのスタート時にスコープを設定することが大切です。スコープが不明瞭だと「出来上がった成果物が想定と異なっている」「途中で要件が増える」といった問題が起き、プロジェクトが失敗してしまう可能性があります。
しかし、プロジェクトスコープが重要なことはわかっていても「何をどのように決めればいいか」がわからないという方も多いのではないでしょうか。本記事では、プロジェクトスコープを設定するメリットや適切に設定するためのステップ、プロジェクトスコープ記述書の記載項目についてわかりやすく解説します。
プロジェクトスコープとは？
プロジェクトスコープとは「プロジェクトの作業範囲」のことです。スコープを明確に設定したうえでプロジェクトマネジメントを実施することが、プロジェクトの成功につながります。
プロジェクト失敗の代表的な要因は「スコープが不明瞭だった」というものです。たとえば、クライアント側と開発側で「何を作るか」が定められていなければ、プロジェクト終了間際に「この機能が漏れている」といったトラブルが起きる可能性があります。
プロジェクトを成功に導くには、スコープを明確に設定することが大切です。
プロジェクトスコープのメリット
プロジェクトスコープを設定することには、以下のようなメリットがあります。
プロジェクトスコープを設定することが、プロジェクト全体にどのような好影響を与えるのか、詳しく解説します。
プロジェクトチームとの認識共有ができる
プロジェクトスコープを設定することで、プロジェクトチーム全体で、要件・作業範囲・タスク・期日などの認識を合わせたうえでプロジェクトを進めることができます。
プロジェクトスコープの認識が合っていなければ「タスクが漏れてしまった」「納品期日までに成果物が完成しない」といったトラブルが起こってしまう恐れがあります。チームメンバーが共通認識を持つことで、プロジェクトを円滑に進めることができるのです。
スコープクリープを防げる
プロジェクトスコープを設定することは、スコープクリープの防止につながります。スコープクリープとは、プロジェクトが進むにつれてスコープが増えてしまうことをいいます。スコープクリープが起きると、スケジュールの遅延や予算の超過といった問題が起こり、最悪の場合プロジェクトが失敗してしまうケースもあるのです。
スコープを書面で残しておけば、スコープクリープを防ぐことができます。
リソースの最適化
プロジェクトスコープを設定することで、リソースを最適化でき、効率的にプロジェクトを進めることが可能になります。プロジェクトスコープが定まれば、必要な予算・時間・人材を正確に見積もることができ、無駄なリソースの使用を減らすことができるからです。
プロジェクトスコープでは、必要な成果物やタスクをすべてリストアップするため、保有リソースと照らし合わせ、無駄なくリソースを投入できます。
プロジェクトスコープを設定するステップ
プロジェクトスコープを設定するステップは、以下のとおりです。
各ステップで何を実施するのか、具体的に解説します。
1.プロジェクトの目標を明確にする
まずはプロジェクトの目標を設定します。「何を達成したいか」「達成したいことの規模や範囲」をできるだけ具体化しましょう。たとえば「ユーザーインターフェースを刷新し、顧客満足度を20%向上させる」といったように、具体的な目標にすることが大切です。
最初に目標を定めておくと、目標を念頭に置いて意思決定できるため、以降のステップをスムーズに進めることができます。
2.プロジェクトの要件をまとめる
社内の関係者やクライアントから意見を集め、プロジェクトの要件をまとめます。この段階で実現可能な要件を明示し、すり合わせることが大切です。
丁寧なヒアリングを行って要件を取りまとめることで、関係者のニーズを正確に汲み取り、プロジェクトに反映できます。
3.プロジェクトスコープの記述書を作成する
収集した要求を取りまとめプロジェクトの範囲を決めた後、プロジェクトスコープ記述書として文書化します。プロジェクトスコープ記述書は、プロジェクト計画書の中に含まれる場合もあれば、独立した資料として作成する場合もあります。
プロジェクトスコープ記述書には「どのような作業を行うか」「何を作るか」「実行すること」「実行しないこと」などを具体的に記載します。
4.利害関係者に承認を得る
プロジェクトスコープ記述書の内容は、利害関係者の承認を得てから確定させます。利害関係者に承認を得なければ、プロジェクトスコープの認識齟齬が生まれてしまうため、プロジェクトスコープ記述書を作成した意味がなくなってしまいます。
承認を得たら、その旨を証明するために署名をしてもらうようにしましょう。
5.定期的に見直す
プロジェクトスコープは一度完成したら終わりではなく、継続的に管理し見直しを行います。プロジェクトの状態に応じて最適化するようにしましょう。
ただし、変更の管理プロセスは事前に決めておく必要があります。プロジェクトスコープは簡単に変更できてしまうと、設定した意味がなくなってしまいます。変更要求の妥当性を評価し承認のうえ変更するといったプロセスを決めておくことが大切です。
プロジェクトスコープ記述書の項目
プロジェクトスコープ記述書に記載するのは、以下の10項目です。
各項目の記載内容を具体的に紹介します。
1.基本情報
基本情報は、この資料がどのプロジェクトのものなのかを明示する役割があります。基本情報には、プロジェクトの名称やプロジェクトマネージャーの氏名・作成日・承認者などを記載します。
2.成果物スコープ
プロジェクトで作る最終成果物を記載します。成果物とは、資料やプログラムなど明確なアウトプットが存在するものです。わかる範囲でなるべく具体的に記載しましょう。
成果物スコープはプロジェクトのゴールを表すため、利害関係者と認識齟齬が生まれないようにするのが大切です。
3.プロジェクトスコープ
プロジェクトスコープは、最終成果物を作成するための方法を指します。プロジェクトスコープ記述書を作成する段階で想定している方法を記載しましょう。
たとえば、システム開発でプログラミングしたコードが成果物となる場合、開発手法や言語などがプロジェクトスコープにあたります。
4.受入れ基準/完了基準
成果物の受け入れと完了の基準を記載します。受け入れ基準とは成果物を受け入れる際に満たす必要がある条件です。成果物が完成しただけでは、品質を担保できないため、必ず受け入れの基準を設ける必要があります。
たとえばシステム開発の場合「システムの応答時間が3秒以内であること」といったように、具体的な基準を記載します。
5.要素成果物
要素成果物とは、プロジェクトの各工程が完了した際に発生する成果物のことを指します。要素成果物は発注者へ引き渡す最終的な成果物とは違い、プロジェクトメンバー間やチーム間で提供したり共有したりするものです。たとえば開発したシステム自体がプロジェクトの最終成果物になる場合、システムの機能を検証するための「テストケース」は要素成果物になります。
プロジェクトスコープ記述書には、要素成果物のプロジェクト全体における位置付けと品質をわかる範囲で記載します。
6.前提条件
プロジェクトの実行に影響を与える外部要因を、前提条件として記載します。市場や業界の状況・法規制・技術的な前提などが前提条件の例です。たとえば、スマートフォンアプリ開発なら「開発言語はSwiftを使用する」といった前提条件が考えられます。
前提条件を明らかにしておけば、前提条件が変わった際、プロジェクトに与える影響を評価しスコープや計画を調整することができます。
7.制約条件
プロジェクトの内部環境を制約条件として記載します。具体的には、予算や人的資源の制約・スケジュールの制約・設備環境の制約などが制約条件です。「8,000万円の予算内で、2025年10月末までに完成させる」といったように具体的に記載します。
8.除外事項
除外事項には、プロジェクトに含まれない成果物や方法を記載します。「このプロジェクトではやらないこと」を具体的に設定しましょう。たとえばアプリ開発の場合「日本語にのみ対応し多言語対応はしない」といったように記載します。
除外事項を利害関係者と合意できていれば、余計な工程を省くことができ、コストや時間を節約できます。
9.承認
プロジェクト関係者に承認を得て、署名を記載してもらいます。プロジェクトスコープ記述書は関係者間で合意が取れていないと、認識齟齬により後々トラブルが起きる可能性があります。
承認を得ていることを書面に残しておけば、プロジェクトの途中で無理なスコープ変更の依頼があっても、スタート時にプロジェクトスコープ記述書に同意したことを示すことができます。
10.改訂履歴
プロジェクトが進むにつれてプロジェクトスコープ記述書が改訂される場合があります。その場合は、改定履歴を残しておきましょう。
改定履歴を残すことで、関係者が最新の変更を知ることができ、スコープの認識のズレを防ぐことができます。
プロジェクトスコープ記述書を効果的に作成するためのポイント
プロジェクトスコープ記述書は、以下のポイントを押さえて作成しましょう。
各ポイントについて、具体的に解説します。
具体的に作成する
プロジェクトスコープ記述書の項目は、具体的に記載しましょう。プロジェクトスコープを設定する目的は、プロジェクト関係者間での認識齟齬を防いだり、期待値を調整したりすることです。たとえば「できるだけ早く完了する」といった完了期限は良くない例です。「2024年10月30日までに完了する」といったようになるべく具体的に書く必要があります。
抽象的な表現は避け、具体的な数値目標・期限・成果物の詳細を記載しましょう。
ビジュアルを使う
ビジュアル表現を使用することで、複雑な情報をわかりやすく伝えることができ、読み手がプロジェクトの全体像や重要なポイントを直感的に理解しやすくなります。
たとえば、ガントチャートはタイムラインや主要なマイルストーンを表現するのに効果的です。また、フローチャートを使用すればプロセスや作業の流れを視覚化できます。記載内容ごとに、適切なビジュアル表現を使用するのがポイントです。
チームで作成する
プロジェクトスコープ記述書を作成するのは、主にプロジェクトマネージャーの役割です。しかし、作成にあたってすべてのプロセスを引き受ける必要はなく、チームメンバーの知見を活用するのがポイントです。
チームメンバーにはそれぞれ異なる専門分野があり、各自の役割と必要な作業を一番よく理解しているのはメンバー自身です。プロジェクトスコープ記述書は、チームメンバーの意見を組み込みながら作るようにしましょう。
プロジェクトスコープはプロジェクトの成功を左右する重要な要素
プロジェクトを成功に導くためには、スコープを明確に設定しプロジェクトをマネジメントすることが重要です。プロジェクトの作業範囲を指す「プロジェクトスコープ」は、関係者全員が共通して認識している必要があるため、プロジェクトスタート時にプロジェクトスコープ記述書という形で設定しておきましょう。
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