「エクスポート」とは、作成したデータを他のソフトでも扱える形式に変換し、書き出す操作のことです。よく目にする言葉ですが、あまり意味を理解していないままスマホやパソコンで作業をしている人もいるのではないでしょうか。
本記事では、エクスポートの定義や具体的なやり方をわかりやすく解説します。また、インポートやダウンロードといった混同されやすいワードとの違いもご紹介。データの扱い方を正しく理解して、日々の作業をよりスムーズに進めていきましょう。
エクスポートとは？意味を簡単に解説
「エクスポートって何？」と疑問に思っている人に向けて、以下のポイントについて解説します。
まずはエクスポートの定義から確認していきましょう。
エクスポートの意味
エクスポートとは、英語では「export」と表記し、本来は「輸出」「運び去る」という意味で使われる言葉です。語源を辿ると「export」の「ex」には「外へ」という意味があります。
ITの分野におけるエクスポートとは、あるソフトで作成したデータを、他のソフトでも読み込める形式に変換して、ファイルとして書き出す操作のこと。エクスポートの意味を正しく把握すれば、データの扱い方を理解しやすくなるでしょう。
エクスポートとインポートの違い
インポートとは、別のアプリケーションで作成されたデータを、自分の扱えるファイル形式に変換して読み込む作業のことです。インポートは英語で「import」と書き、「輸入」「運び込む」といった意味があります。「im」は「中へ」という方向を示すため、エクスポートとは反対の動きになると覚えれば間違いありません。
外から中へ取り入れるのが「インポート」、中から外へ送り出すのが「エクスポート」だと理解しておきましょう。
エクスポートとダウンロードの違い
ダウンロードは、ネットワーク上にあるデータを、形式を変えずにそのまま自分のデバイスに取り込むことです。たとえば、インターネット上の画像を右クリックして自分のパソコンに保存する操作が該当します。
まとめると、データを形式変換して外へ出すのがエクスポートで、外にあるデータを中へ入れるのがインポートとダウンロードです。さらに細かく分けると、インポートはファイルを変換してアプリ内に取り込むのに対し、ダウンロードはファイルを変えずにそのまま保存することを指します。
エクスポートと「名前をつけて保存」の違い
エクスポートは、PDFやCSVなど別の形式に変換して出力する操作を指します。元ファイルを残したまま、共有や他ソフトで使えるように別形式のコピーを作るイメージです。
一方で「名前をつけて保存」は現在のファイルを新しい名前で保存する操作を指し、主に編集を継続する際に適しています。「配布用ならエクスポート、編集用なら名前をつけて保存」と覚えておくとよいでしょう。ツールによっては、エクスポートのほうが容量を抑えられる場合もあります。
エクスポートの具体例
「エクスポート」という言葉は、仕事やプライベートのさまざまなシーンで頻繁に登場します。実際にどのような場面で活用されているのか、具体例を確認していきましょう。
スマホやパソコンで使用する場合
スマホやパソコンで資料作成をする際、エクスポートを行う機会は多いでしょう。たとえばWordやExcelのデータを、別のファイル形式に変換して保存する操作もエクスポートにあたります。
WordをPDF化する場合、メニューの「ファイル」から「エクスポート」を選択し「PDF/XPSの作成」へと進むとエクスポートできます。PDF以外にも画像形式のJPEGなどで書き出せるため、用途に合わせて使い分けると良いでしょう。
Webで使用する場合
Webブラウザやアプリ上でも、エクスポートは頻繁に活用されます。閲覧しているページをPDFとして保存したり、GmailやOutlookのメールをファイル形式に変換して書き出したりするケースが一例です。
ちなみに、大切な情報をバックアップとして別の場所に保管したいときにもエクスポートは役立ちます。ツールによって細かな手順は異なりますが、データの持ち運びや整理が必要な際はぜひ試してみてください。
エクスポートのやり方
エクスポートの具体的な手順は、使用するソフトやアプリによって異なりますが、基本的な流れは共通しています。ここでは、ビジネスやプライベートシーンでよく使うツールを例に挙げ、エクスポートのやり方について解説します。
ファイルをエクスポートする
ファイルをエクスポートする際は、作成したデータを開いた状態で「ファイル」メニューから「書き出す」や「ダウンロード」を選び、保存形式を指定するのが基本です。たとえばAppleのNumbersやKeynoteでは、「ファイル」メニューの「書き出す」からPDFやExcel形式を選択できます。
Googleドキュメントのように「ダウンロード」と記載しているサービスもありますが、仕組みは同じです。元データを残したまま、用途に合わせた形式で保存しましょう。
動画をエクスポートする
動画のエクスポートとは、編集データを他の端末でも再生できるファイルへ変換する操作を指します。たとえば、iMovieでエクスポートしたい場合は「共有」から、Clipchampでは右上のボタンから解像度を選んで保存しましょう。ただ保存するのではなく、用途に合わせて画質や容量を調整することが大切です。
また、Google Vidsのようにクラウド保存か端末へのダウンロードかを選べるタイプもあります。
エクスポートに関するよくある質問
エクスポートの基本ややり方を理解したところで、実際に操作する際に迷いやすいポイントをQ&A形式でまとめました。よりスムーズに作業を進めるために、ぜひ参考にしてください。
エクスポートしたデータはどこに保存される？
エクスポートした後にファイルが見当たらず困るケースは少なくありません。保存先は使用するアプリやサービスによって変わるため、端末ごとの設定を確認しましょう。
たとえば、iPhoneやiPadならファイル内の「ダウンロード」フォルダ、Excelなら保存時に自分で保存場所を指定するのが一般的です。まずはダウンロードフォルダ、次に指定した場所、最後にクラウド保存先の順でエクスポートしたデータを探してみてください。
PDFでエクスポートするメリットは？
PDFでエクスポートするメリットは、パソコンやスマホなどの閲覧環境を問わずレイアウトが崩れにくい点です。相手に元の書式のまま資料を届けられるため、共有や提出用のデータとして重宝します。
さらに、校正作業やパスワード設定によるセキュリティ対策がしやすいのも、PDFの強みです。見た目の保持から安全な保管まで、PDFエクスポートには多くのメリットがあります。
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エクスポートを理解してビジネスで生かそう
エクスポートとは、データを他のソフトで読み込める形式（PDFやCSVなど）に変換して「外へ書き出す」操作を指します。データを取り込むインポートや、ファイルをそのまま保存するダウンロードとの違いを理解すると、パソコン作業がよりスムーズになるでしょう。
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